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居家辦公自由但工時長,好想回公司?短期恐難達成,想有效管理員工、提升工作效率不妨這麼做

瑞星管顧共同創辦人。25歲創業,在高階人才招聘市場深耕十餘年。服務客戶超過400家,版圖橫跨半個亞洲,一半以上是世界500強、台灣50大企業。

居家辦公自由但工時長,好想回公司?短期恐難達成,想有效管理員工、提升工作效率不妨這麼做

疫情在台延燒,每日確診人數居高不下,匡列在家的人數更多,不僅影響日常生活習慣,也改變了職場生態,勞資雙方對「在家工作」的憂慮也漸漸浮上檯面。

疫情職場型態改變,勞資雙方各有憂慮

以資方來說,最擔心的就是員工的生產力下滑、新進員工的教育訓練難以進行,畢竟不在公司裡,許多事務無法手把手地教學和應用。老闆看不見員工,員工在家裡究竟是努力工作還是混水摸魚也不知道;開個視訊會議,員工瞪大眼睛、張大了嘴不動如山,老闆也分不清楚究竟是員工擺爛假裝定格,還是真的網路怠速。

此外,天天在家工作,員工、同仁以及公司之間的情感連結降低許多,不容易產生凝聚力,難以形塑企業文化,長久下來,將會大幅降低員工對公司的忠誠度,增加離職率。

於此同時,企業在徵才條件上也有了變化,最明顯的就是新增了「員工對IT問題的排解能力」,試圖探詢應徵者對科技的掌握能力,畢竟,在家上班遇到電腦或作業系統有狀況,無法請IT部門來解決,全部都得靠自己。

勞方的憂慮則集中於「工作時數」上,因為在家裡工作,有電腦、手機的地方就是辦公室,沒有上下班打卡或交通時間的分際,很難切割出全然的公私時間,因此,不少人都抱怨在家上班,雖然少了通勤時間,但工作時數變得很長,而且老闆想到就透過社群軟體交代任務,工作永遠做不完。

其次,居家工作也減少了當面拜訪客戶的機會,與客戶溝通只能透過電話、視訊或電子信件,不管是對內(部門聯繫、小組協調)還是對外(客戶),都比從前需要花更多的時間和心力在「溝通」這件事情上。與老同事久未見面倒還好,起碼有疫情前的情感基礎,但若是疫情期間新來的同事,很可能根本沒有見過幾次面,彼此很生疏,在溝通時就容易因不清楚對方個性而產生溝通落差、誤會或衝突。

也有HR表示,有些工作者因為居家工作無法切割公私領域,導致身心俱疲,也因為長期沒有與真人同事互動,容易感到憂鬱。

了解員工特質,適度調整管理方式

針對上述的疫情後職場改變,資方也要了解員工的特質才能對症下藥。有些員工不擅長做個人時間管理,在家工作很容易分心,一下子上網打電動、一下子和朋友聊天,沒有主管可能出現在身側的危機意識,很容易過度鬆懈,這樣的人也許比較適合回到辦公室上班。

另外,有些工作可獨力完成,有些則是需要大量溝通,把適合的員工放在合適的位置也很重要。

管理階層在此期間,也要掌握關心進度的頻率和力道,有些主管咄咄逼人,規定Line訊息傳出後15分鐘必須回覆,讓員工身心緊張;有些主管放牛吃草,完全不清楚員工在家的工作進度,1週後才驚覺工作無法完成。過猶不及皆非良道,也許控制在每日1次~2次的關心頻率即可。

有些企業會安排每週固定時間線上聚會,也許是線上慶生會,或是一起線上用午餐,大家可以邊吃邊聊天;我也聽過有企業舉辦「線上運動會」,兩兩跳繩或是伏地挺身,看誰做得最多。重點不在輸贏,但能增進同仁之間的話題和凝聚向心力。

保持生產力,3個小祕訣提升工作效率

在此期間,勞方也必須保持生產力不墜,在家工作相當考驗自律能力,不諱言,我自己在居家辦公期間也很容易分心,所以會想一些方式讓自己提高警覺,分享給大家,希望對你們也適用:

1.起床就先列出當日必須要完成的事項,逐一完成。
2.和客戶或同事有事情要討論,一律訂出時間舉行會議,開會方式盡量不用電話,而是用視訊,讓自己整體狀態是準備好的。
3.設鬧鐘,每個小時給自己10分鐘休息,強迫專心,也給自己喘息的時間。

隨著變種病毒即將進入台灣,群體免疫究竟會不會破功,尚不可知,但居家工作模式,看來短時間內可能會是許多企業被迫要持續的職場生態,勞資雙方都必須做出調整,才能在疫情時代依舊交出漂亮的成績單。(本文作者為瑞星管理顧問蔣宗芸)

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