總是在加班工作卻怎麼也做不完⋯⋯過來人分享:用1方法重新分配時間,就能提升生產力!

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圖片來源:達志影像
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我進入微軟之前,一直是重視「結果」的人,總是希望把工作做到最好,而且我必須「將工作全部結束」才能休息,而不是做到告一個段落就好,所以每每到臨睡前都還在工作。而改變這個習慣的方法很簡單,就是「時間箱」(Timeboxing)。


例如,到了下午5點,即使工作還沒完成,或是進展得多麼不順利,也要馬上停止工作。而且為了避免一不小心錯過時間,我還將鬧鐘設定在5點整。

為了養成習慣,我暫時強迫自己按照「時間箱」生活,結果如何呢?

首先,我在5點強迫自己結束工作,然後就去跑步。自從我想通之後,晚上終於有時間看書、彈吉他或是玩遊戲。以前我工作沒做完就休息會有很強烈的罪惡感,後來我決定相信那些最優秀人才的意見。

開始執行「時間箱」之後,我也決心當個「晨型人」,每天晚上一定要在10點睡覺。結果不到1個星期,甚至可以說從第2天開始,我就覺得頭腦更清醒,生產力提高了。

老實說,雖然一開始對「時間箱」半信半疑,但我當時已經深切體會到自己的頭腦有多麼遲鈍。基本上,動物如果不運動的話,身體自然就會出現問題。即使熬夜工作到深夜,腦子也無法好好運作。我聽過1種說法,人類最能發揮生產力的工作時數是每週40個小時,因此妥善畫分工作時間更有意義。

以此為契機,我決定把早上起床到上班前的幾個小時作為「學習」時間。

不是用於工作,而是用於學習新技術或自己還不熟悉的技術。具體來說,我選修了自己一知半解的技術課程,在LeetCode程式編碼網站挑戰問題,閱讀如何提高程式碼品質的書籍。透過書籍和教育課程全面提升自己的能力,理解原本不太懂的事物不僅有趣,也能帶來安心感。

幾個月後,我發現效果非常顯著。我對代碼庫的理解加深了,更能勝任手上的工作,專業技術能力也不斷提升。雖然每天都很忙,但一到下午5點就結束工作,所以壓力也不會太大。

我從5月開始執行「時間箱」,是微軟1年之中最繁忙的時節,雖然實際工作時間減少了,但我的生產力不減反增。

我也進一步試著分析自己把時間用在哪些事情上。我有1個習慣,就是用OneNote工具記錄自己做每1件工作開始和結束的時間。

結果我「體感」自己花費的時間,和實際上花費的時間差異頗大,讓我十分驚訝。我依據這些資料,重新分配工作時間,效率更進一步提高了。

有一點需要特別注意,就是不要把焦點放在「完成」上。計畫終究只是計畫,即便工作沒有完成,也要在分配好的時間點放棄。使用「時間箱」的訣竅就是不以完成為目標,而是在固定時間內集中注意力。

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