如何與不合的人共事?比起個性契合度,「互相信賴程度」在職場裡更重要!

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如何與不合的人共事?比起個性契合度,「互相信賴程度」在職場裡更重要!

對這種部屬的「教導技巧」:任務增加就會一團亂

「要趕快完成這件事才行,那件事都還沒處理。等等,還有一件事。啊啊煩死了,該怎麼辦……。」必須要做的業務數量如果超出自己的負荷,部屬就會陷入一團亂。我也聽過上司向我吐苦水,遇到如此令人頭痛的部屬。不過,擅長一心多用的人本來就不多。

因此,分配業務給部屬時,最大前提就是一定要考量每個人的承受能力。話雖如此,還是希望部屬能培養處理多項任務的實力。關於這一點,希望上司能教導部屬如何製作待辦事項清單以及排定劣後順序的概念。

首先,要求部屬每天早上在開始工作前後,整理出目前該做的待辦事項清單。一開始先依序寫下想到的待辦事項,「今天一定要完成」的畫◎;「盡量在今天完成」的畫○;「可以明天再做」的畫△表示。接著按照◎→○→△變更各事項排列的順序,待辦事項清單才算製作完成。

下一步是排定「劣後順序」,也就是決定「哪些工作可以不用做」。例如想要在今天與明天處理的業務手續有8項,先做這一項,再做那一項……,決定優先處理順序的是「優先順序」。最後這8項業務都非做不可,會使人陷入「工作量太多了,怎麼辦?」的窘境。

身為上司的你,就要在這時候確認部屬的待辦事項清單,明確指出「哪些工作可以不用做」。該做的業務一旦減少,部屬心裡也會鬆一口氣,擺脫陷入一團亂或思考停滯的狀態。如此一來,你做為上司的焦躁感同樣能減輕許多。

再者,上司每次挑出「可以不用做的工作」時,如果能向部屬解釋「現在可以不用做這項業務的理由」,部屬往後也會懂得判斷「目前不必做這件事」,自行決定劣後順序。

對合不來的人感到不耐煩 應該關注的是「行動」,而不是「與人的契合度」

我們難免會遇到合不來的人。私底下遇見這種人,或許可以選擇不與對方來往,但是工作上可不能這樣對待同事、上司或客戶。每當有人問我如何面對「契合度」的問題,我總是回答:「你和你的部屬或上司、客戶是工作夥伴。情感上『喜不喜歡這個人』或『個性上與對方合不合得來』,一點也不重要。」

覺得與對方合不來的最大缺點,就是受到這種恐懼心理所影響,減少與對方溝通交流的頻率。有點卻步→不知道怎麼開口→不清楚對方在想什麼→感覺更加卻步,陷入惡性循環。這種情況不但會阻礙公司內部的資訊共享,也不免讓人擔心與公司外部溝通不良,造成業務上的負面影響,例如客訴或解約等。

請各位讀完這本書後,立刻著手建立具體的規則,增加溝通交流的次數。舉例來說:
● 1天一定要向對方打2次招呼,並在筆記本上記下次數。
● 每個月一起吃2次午餐。
● (如果是公司外部的人)1個月拜訪1次。

接下來,請務必改變觀念。工作的成果來自「行動」的累積,所以應該關注的是「行動」,而不是契合度。

對方如果是部屬,就要仔細觀察對方在業務上「做得到的行動」與「做不到的行動」,再據此指導部屬做出成果,並且在工作上從旁協助,引導部屬成長。刻意觀察對方的「行動」有一項好處,那就是可以發現過去沒注意到的優點與強項,比如:

「對新來的兼職人員解說業務內容時,非常有條理且清楚易懂。」
「說話方式有點粗魯,不過他能準確回答我的問題。」

了解對方的強項後,就不會把他當成令人卻步的對象,而是漸漸地認為他是可靠的工作夥伴人選。

最後再補充關於「與部屬之間的關係」。如前面提到的,職場重視的是展現成果,上司與部屬之間的契合度並不是那麼重要,但是「對彼此的信賴感」仍是不可或缺。萬一溝通上的問題造成困擾,應該立刻採取具體行動,例如「安排時間跟地點,好好跟部屬談一談」、「把自己的想法寫成文章給部屬看」。

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