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最適合工作的時間是「中午之前」…人的專注力僅15分鐘，妥善安排效率倍增

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撰文者：心理戰略師DaiGo 2019.05.22 瀏覽數：17763

專注任務、提升效率的技巧
為了學會處理單一任務，可嘗試以15分鐘為單位，完成一項作業，這就是所謂的「專注任務」。

所謂專注任務是指，將在一週中花多少時間學習？把目標分割成一個個小任務來進行。在此，我將分享，如何把「15分鐘為單位完成一項作業」視為一個任務，集中精神處理的方法。

15分鐘這個區間，是我們的專注力在不勉強的情況下，可持續的時間。以15分鐘為一項工作段落，中間休息2、3分鐘，接著再投入下一個15分鐘，以此為循環。一旦養成這個習慣，自然會產生「花15分鐘完成這個」的念頭，集中精神完成工作。如此一來，就能很自然地以單一任務的方式，完成各項工作。

重點在於，不要太過相信自己的專注力。

舉例而言，「接下來的兩小時不要休息，一鼓作氣完成企畫書」，儘管展現旺盛企圖心，但專注力一定會中途不濟。根據與專注力有關的腦部科學研究，就算是經過訓練的人，專注力一次最多僅能維持90分鐘，而且只針對單一任務。

假設兩小時內還查看電子郵件、接聽電話等，這時專注力自然會中斷。同樣的兩小時，這個也做、那個也做，這是錯誤的。在乎這個、在乎那個，專注力自然會變得散漫，結果時間就這樣溜走，事情卻沒達到預期進展。

感覺時間太過短暫，以15分鐘為區間，中間隔著休息時間，朝著單一任務的方向反覆進行，這樣的做法比較容易完成較多的事。

被認為是很會安排的人，做事很快的人，通常都有自己的標準，能掌控自己專注力的持續時間，以屬於自己的循環方式，完成單一任務，實踐專注任務。

當普通人還在猶豫「接下來要做什麼？」時，他早就集中精神「接下來做這個」，而且在任務與任務之間還能稍微休息，1小時完成3或4個任務。

如果將這個模式寫成數學公式，就成了「工作量（讀書量）＝時間X專注力」。

順道一提，我們一天當中真正能專注的時間，據說只有3到4小時。另外，最能發揮專注力完成工作的時段，通常是在早上起床後到中午為止。

因此，懂得安排的人，「會利用早上較容易集中精神的這段時間，思考具創意性的事，一旦專注力變差，就改成單純作業」，這樣的訣竅其實來自經驗。

如果想學習如何妥善安排，首先請以15分鐘為單位，在每個15分鐘之間隔著休息時間，嘗試在1小時之內進行3項作業。

不知該從哪裡下手的人，愈是有這種困擾的人，建議切割時間，擬定步驟，一定能實際感受到專注任務帶來的好處。

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將目標寫在紙上，印象更深刻
紙本的行事曆當然有其優點，書寫的這個行動有助於加強記憶力。舉例而言，今年的目標、這個月的目標、今天的目標等，除了記錄在數位設備上，也要另行準備紙本的行事曆，在上面寫下「今年要達成○○」、「這個月要達成○○」、「今天一定要做○○」等，加強自己的意識，有助於提高執行度。

針對記憶或動機，紙本行事曆比數位設備更有幫助。因此，紙本行事曆的支持者，最好採用一天份的行事曆，從早到晚以每小時為單位的大本行事曆。另外，若使用Google 行事曆、數位設備的行事曆App等，也同時使用紙本行事曆會更具效果。

為自己一天的行動計分
完成一個預定事項後，立刻確認自己對其做法或安排覺得是否恰當。可用○、△、X等符號來計分，以10個階段來對該預定事項的期待或滿足感打分數，這樣的方式也可以。

舉例而言，針對「為了實現時差通勤，嘗試新的通勤路徑」這個項目，以「○」或「和期待度八的主管一起去應酬，滿足度二，只聽到主管的抱怨」等，日常生活中任何細微的預定事項都可以評分、打分數。這個預訂事項是否該繼續下去，或下次需要再三考慮等，對於安排的方式可以精益求精。

只要踩上這一步，就能整理出做了真好與做了不好的事。

另外，從下午一點開始的30分鐘被分配為「製作會議資料」，像這種要自己動手的作業，在作業結束後最好要把自己花了多久時間記錄在行事曆裡。

作業前設定計時器，然後開始製作會議資料，完成後按下計時器的停止鍵。如果花了20分鐘就寫20分鐘，花了40分鐘就寫40分鐘。這麼做不是為了早點完成工作，而是透過記錄自己預估和實際完成的時間，藉此提高自己預測的能力。

反覆之間，當你下次在安排行事曆時，就可以查閱「這件工作上次花了多久時間」，採取過去的平均值，就能在沒有誤差的情況下規劃行事曆。這也就是我在第一章所提到的，要有自己的標準。