最適合工作的時間是「中午之前」…人的專注力僅15分鐘,妥善安排效率倍增

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最適合工作的時間是「中午之前」…人的專注力僅15分鐘,妥善安排效率倍增

專注任務、提升效率的技巧
為了學會處理單一任務,可嘗試以15分鐘為單位,完成一項作業,這就是所謂的「專注任務」。

所謂專注任務是指,將在一週中花多少時間學習?把目標分割成一個個小任務來進行。在此,我將分享,如何把「15分鐘為單位完成一項作業」視為一個任務,集中精神處理的方法。

15分鐘這個區間,是我們的專注力在不勉強的情況下,可持續的時間。以15分鐘為一項工作段落,中間休息2、3分鐘,接著再投入下一個15分鐘,以此為循環。一旦養成這個習慣,自然會產生「花15分鐘完成這個」的念頭,集中精神完成工作。如此一來,就能很自然地以單一任務的方式,完成各項工作。

重點在於,不要太過相信自己的專注力。

舉例而言,「接下來的兩小時不要休息,一鼓作氣完成企畫書」,儘管展現旺盛企圖心,但專注力一定會中途不濟。根據與專注力有關的腦部科學研究,就算是經過訓練的人,專注力一次最多僅能維持90分鐘,而且只針對單一任務。

假設兩小時內還查看電子郵件、接聽電話等,這時專注力自然會中斷。同樣的兩小時,這個也做、那個也做,這是錯誤的。在乎這個、在乎那個,專注力自然會變得散漫,結果時間就這樣溜走,事情卻沒達到預期進展。

感覺時間太過短暫,以15分鐘為區間,中間隔著休息時間,朝著單一任務的方向反覆進行,這樣的做法比較容易完成較多的事。

被認為是很會安排的人,做事很快的人,通常都有自己的標準,能掌控自己專注力的持續時間,以屬於自己的循環方式,完成單一任務,實踐專注任務。

當普通人還在猶豫「接下來要做什麼?」時,他早就集中精神「接下來做這個」,而且在任務與任務之間還能稍微休息,1小時完成3或4個任務。

如果將這個模式寫成數學公式,就成了「工作量(讀書量)=時間X專注力」。

順道一提,我們一天當中真正能專注的時間,據說只有3到4小時。另外,最能發揮專注力完成工作的時段,通常是在早上起床後到中午為止。

因此,懂得安排的人,「會利用早上較容易集中精神的這段時間,思考具創意性的事,一旦專注力變差,就改成單純作業」,這樣的訣竅其實來自經驗。

如果想學習如何妥善安排,首先請以15分鐘為單位,在每個15分鐘之間隔著休息時間,嘗試在1小時之內進行3項作業。

不知該從哪裡下手的人,愈是有這種困擾的人,建議切割時間,擬定步驟,一定能實際感受到專注任務帶來的好處。

將目標寫在紙上,印象更深刻
紙本的行事曆當然有其優點,書寫的這個行動有助於加強記憶力。舉例而言,今年的目標、這個月的目標、今天的目標等,除了記錄在數位設備上,也要另行準備紙本的行事曆,在上面寫下「今年要達成○○」、「這個月要達成○○」、「今天一定要做○○」等,加強自己的意識,有助於提高執行度。

針對記憶或動機,紙本行事曆比數位設備更有幫助。因此,紙本行事曆的支持者,最好採用一天份的行事曆,從早到晚以每小時為單位的大本行事曆。另外,若使用Google 行事曆、數位設備的行事曆App等,也同時使用紙本行事曆會更具效果。

為自己一天的行動計分
完成一個預定事項後,立刻確認自己對其做法或安排覺得是否恰當。可用○、△、X等符號來計分,以10個階段來對該預定事項的期待或滿足感打分數,這樣的方式也可以。

舉例而言,針對「為了實現時差通勤,嘗試新的通勤路徑」這個項目,以「○」或「和期待度八的主管一起去應酬,滿足度二,只聽到主管的抱怨」等,日常生活中任何細微的預定事項都可以評分、打分數。這個預訂事項是否該繼續下去,或下次需要再三考慮等,對於安排的方式可以精益求精。

只要踩上這一步,就能整理出做了真好與做了不好的事。

另外,從下午一點開始的30分鐘被分配為「製作會議資料」,像這種要自己動手的作業,在作業結束後最好要把自己花了多久時間記錄在行事曆裡。

作業前設定計時器,然後開始製作會議資料,完成後按下計時器的停止鍵。如果花了20分鐘就寫20分鐘,花了40分鐘就寫40分鐘。這麼做不是為了早點完成工作,而是透過記錄自己預估和實際完成的時間,藉此提高自己預測的能力。

反覆之間,當你下次在安排行事曆時,就可以查閱「這件工作上次花了多久時間」,採取過去的平均值,就能在沒有誤差的情況下規劃行事曆。這也就是我在第一章所提到的,要有自己的標準。


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