報告不能用PPT,計畫書得寫成新聞稿!什麼都賣的Amazon,原來內部是這樣開會的

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簡報資料不准條列,給我作文
在亞馬遜,有個基本規則是不用條列式,而以文章形式來寫說明資料。在報告時,應該有很多企業會使用PowerPoint的條列形式製作簡報資料,但在亞馬遜可不能這樣。

為什麼?因為亞馬遜有個思維是:「說明資料的內容必須在事後重讀時,也一樣能夠理解。」

使用Power Point投影片來簡報的話,能夠以條列式列出重要資訊,清晰易懂,也可以插入各種動畫,讓簡報更活潑,加深聽眾的印象。簡報者若能完整補充、說明條列的內容,就可以讓與會者感受到整體感。

但亞馬遜認為,這樣一來簡報之後會有麻煩。例如每個出席者對於條列內容的解讀不同、忘記簡報者說過什麼、為了簡報者到底說過還是沒說過而起爭執等問題。

事實上,亞馬遜在創業初期,也曾使用PowerPoint來簡報,而提出「禁止令」的不是別人,正是傑夫・貝佐斯本人。

貝佐斯當時每個禮拜要聆聽公司內部共幾十次會議的簡報,不可能一一記得內容,等到會後重新閱讀資料時,卻發現根本不知道這份簡報資料到底想表達什麼而發脾氣。

因此,我記得大概是在2006年左右吧,便正式規定:「不用花時間製作那些PowerPoint的動畫效果,所有的簡報內容都以文章形式呈現,讓與會者只要閱讀資料就能理解。」

用1頁或6頁說明重點
雖說是文章形式,也不代表寫得冗長就是好。基本上要選擇用1頁或6頁A4呈現報告內容,我們稱之為1頁報告(1Pager)或6頁報告(6Pager)。

商務文件大都是一頁報告
關於報告書等文件,大都統整在1頁之內。

例如要寫關於發生問題的對應報告時,以「問題的具體內容、追查出來的發生原因、實際採行的對策」等內容為主,簡潔的統整在一頁以內。其中也要求具體的描述事實、情況。在亞馬遜,閱覽的文件幾乎都只有1頁。

年度預算或專案說明則是6頁報告
另一方面,如年度預算或大型專案,基本上就必須整理成6頁。關於專案,必須簡單扼要的說明「專案的概要、財源、設定為目標的指標」。但可附錄圖表,頁數不算在這6頁之內。

要求高度的作文能力
貝佐斯相當喜歡讀書,具有高度讀解力與作文能力,甚至曾經對亞馬遜人的作文能力,笑著嘆氣(其實我認為他們的能力已經很強)說:「招聘時,要不要乾脆加考作文好了。」因此在亞馬遜,能否邏輯清晰、簡潔有力的寫出一篇文章,是非常重要的能力。

貝佐斯的話也不是開玩笑的,現在亞馬遜在招聘新人時,真的會出作文考題。

如果在亞馬遜晉升到管理階層以上,就必須以英語書寫文件,因此這個職級要求的便是英語作文能力,我當時也都是用英語寫文件。就我個人的感想,英語比日語更講究簡潔,邏輯也更清楚,因此還比較好寫。

由於我的母語不是英語,也不知道那麼多的修辭表現,只能用簡單的單字、徹底的把事實交代清楚就好,某種意義上也算幸運。如果懷抱著「想進入亞馬遜盡情發揮」的夢想,卻苦於自己的英語不好而猶豫的人,我想讓各位知道,只要有基本的英語能力就好,不需要過度擔憂。

其實,如果要用一句話描述我對貝佐斯的印象,那就是「聰明到可怕的人」。當我用非母語的英語跟他對話時,多少會不太順暢,能使用的字彙也不多,貝佐斯卻能馬上理解我想說明的概念。與他的交流溝通基本上沒有壓力,非常輕鬆。

此外,貝佐斯是一個站在與我們不同高度思考事情的人。聽完我的說明後,他會整理結論、反問:「所以你的意思是這樣嗎?」有時他反問的內容甚至超越了我描繪的構想,反而是提出說明的我會覺得:「原來就是這樣的概念呀!」

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