事半功倍好羨慕?其實不難做到!從「這2點」切入,和加班惡夢說bye bye

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事半功倍好羨慕?其實不難做到!從「這2點」切入,和加班惡夢說bye bye

配合生理時鐘排工作,找到大腦的「興奮點」
首先是要減少會議時間,增加實際輸出、獨立思考的時間。可有可無的會議儘量不參加討論,多個議題的會議只參加跟自己議題相關的會議,當會議進入低效率、僵持階段時果斷退出,嘗試做那個把大家拉回正軌的人。如果是自己組織的會議就要盡可能少召集一點人,盡可能早點結束會議,如果可以,在會議之前就達成共識。少開幾個會沒什麼大不了,保證自己有參加真正重要的會議即可。

其次是抓核心的人、做核心的事。跟2個人就可以交代清楚的事,就沒有必要牽扯第3個人,否則溝通成本會大大增加。郵件、消息只發給直接相關的人,避免副本給相關度不高的人,否則會增加很多溝通解釋的時間。

最後,有條件的公司可以嘗試遠端辦公、移動辦公,儘量減少簇擁在協作者周圍。為什麼很多人期望遠端辦公?為什麼感覺自己在家工作反而效率更高?一個很重要的原因就是避免過度協作。

很多時候,當出現工作效率低的情況,我們會本能的在自己身上找原因:是不是時間管理有問題?是不是熟練度不夠?是不是雜事太多?現在我們也要把過度協作這個因素考慮進來,因為很有可能你覺得那些重要無比的會議,正是引發集體低效率的根源。

如果確認自己並沒有處於過度協作的環境中,平時的工作量也一般,但是仍然要經常加班,而且工作輸出沒有得到很好的績效,那麼就真的要從自己身上找原因了。

所有的工作任務可以分為重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要和不重要不緊急4種,我們在任何時候都應該優先處理重要且緊急的工作任務。但是,重要且緊急的工作可能比較麻煩,短時間內完成不了,重要不緊急的事情和緊急不重要的事情也不能不做,這個時候應該如何做好平衡呢?

一天中,大腦的反應速度和清醒程度是很不相同的,興奮點出現的時間也因人而異。要想提升自己的工作效率,就應該嘗試找到自己大腦的「興奮點」。比如有的設計師喜歡早上做設計,而有的人則喜歡在夜深人靜的時候做設計,這並沒有誰對誰錯,因為每個人的高效時間段不同。

拋開個體差異,我們可以找出一些適合大多數人的時間利用法。根據時間段把一天分為早上、下午和晚上,根據時間長短可以分為整塊時間和碎片化時間,根據人所處的狀態可以分為靜止時間和動態時間,根據環境嘈雜程度可以分為安靜時間和嘈雜時間。在這些不同類型的時間裡,大腦的處理速度各不相同,需要安排不同類型的工作。

● 提早進公司,增加自己的高效時段
俗話說「一日之計在於晨」,上午剛開始工作的時間通常比較清醒,可以較快進入工作狀態。這個時候適合「吃青蛙(編按:馬克.吐溫曾說過:「如果你每天早上必須生吃一隻青蛙,那麼你接下來就沒什麼難的了,因為這可能是你一整天中最糟的事情了。)」,也就是處理比較複雜且重要的工作。有不少公司採取彈性工作制,所以有的人習慣早上很晚才到公司,沒工作一會兒就已經到午飯時間了,這樣早上相對清醒的時間段就被浪費了。

這裡有個提升效率的小訣竅,就是儘量早到公司。這樣做有個好處就是,這個時候其他同事還沒有來,公司比較安靜,可以在較少打擾的狀態下開展工作。當其他同事漸漸來到了公司,環境也會變得嘈雜起來,這個時候多少會受到打擾。不要小瞧這一點時間,前面說過,25分鐘就是一個番茄的時間,集中精力是可以處理很多事情的。

中午建議午休一下,正所謂「中午不睡,下午崩潰」。但是如果休息的時間過長,也會導致頭腦不夠清醒,一般以30分鐘至45分鐘為宜。由於早上已經集中大量精力「吃青蛙」,下午可以儘量安排一些需要協作交流的工作,如討論問題、拜訪客戶、開電話會議等。

如果上午的工作沒有做完,並且需要在當天交付,那麼下午也可以在自己大腦相對清醒的時段繼續上午的工作,儘量做到日清、日結。

有的人喜歡晚上加班處理重要的工作,也是因為晚上周邊的同事少,環境更為安靜,自己可以更專心。但是這樣容易造成每天工作時間過長,而且晚上過於興奮,容易失眠。如果加班的話,建議處理那些重要不緊急的事情,比如參加線上的培訓課程、研究競品、閱讀提升、寫一天的工作總結等。

找到自己大腦的興奮點,並結合不同的時間段,有針對性的處理不同的工作,就會達到事半功倍的效果。如果你在早上頭腦最為清醒的時候,優先去處理瑣碎、簡單的事情,到下午頭腦混沌的時候去做複雜的任務,晚上還接著處理當天未完成的工作的話,久而久之就會形成一種惡性循環。

那些看起來每天都很忙,工作卻總是做不完而心生抱怨的人,其實調整一下自己的工作習慣,就能在很大程度上改變現狀,使每天的工作更加高效有序。


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