賈伯斯、祖克伯為何總穿同一件衣服?連名人都在用的時間管理法:首先減少「決斷」次數

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賈伯斯
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半小時的工作變成一小時,為什麼?
雖說要計算時間,但也不需要每次做這份工作的時候都計時。如果是平常一直在做的工作,就計算兩到三次。如果是第一次接觸的工作,就在第一次做的時候計時。等到做了幾次、覺得自己已經習慣之後,再計時一次就夠了。這麼一來,就能掌握做這份工作所花費的大概時間了。

不過,在實際計時之前,各位要注意一件事。那就是工作前後的準備、整理等附帶作業的時間,也要一併計算在內。我就讀理組大學,所以每天都在研究室裡做實驗,該在兩小時左右結束的實驗,常常花了三小時以上。我明明確實擬定了實驗計畫,但就是會花費多餘的時間。

我試著思考:為什麼會發生這種事?

假設我做的實驗是調查自己喜歡的咖啡甜度。我調查了在等量的咖啡中分別加入一、二、三、四、五、七、十、十五公克糖之後的甜度,並開始製作圖表,橫軸是砂糖重量、縱軸是甜度。 如果加入砂糖後攪拌咖啡的時間是三分鐘,將數據寫進圖表要花一分鐘,你認為這個實驗總共要花幾分鐘呢?或許有人覺得是「四分鐘乘以八次,等於三十二分鐘」,但是答錯了。實際上做起來,應該會花費一個小時以上。

我想聰明的各位應該已經察覺了──這個實驗除了攪拌咖啡、記錄的作業之外,準備咖啡和砂糖、量砂糖的重量、評價甜度與整理等作業也要花時間。因此,預期時間和實際時間才會產生差距。

如果沒有考量到這一點,就算計算了時間,也會和實際所需時間有大幅度的落差,必須注意。

賈伯斯總穿同款衣服的原因
你在參加公司的尾牙、迎新或歡送會等比較大型的酒會時,一開始都會點些什麼呢?當然,我想也有人會一邊看菜單、一邊仔細思考,然後才點餐,不過很多人應該都是「先來一杯啤酒」吧?

在很多人聚集的酒會等場合,會以如何讓酒會早點開始為優先。可是,一旦有一邊看著菜單、一邊煩惱「應該有比啤酒更好的飲料吧……」的人,就很難全體一同乾杯,酒會也就無法開始。這就是因為有人暫緩決斷,而導致酒會的最優先事項──「開始酒會」無法如願進行。另外還有,在想要買什麼東西的時候,想著「有沒有賣得更便宜的店」,結果在尋找的過程中,商品就銷售一空了。這樣的情形也很常見。

暫緩決斷,就等於放棄在當下決定優先順序。要是養成這種習慣,就會產生錯失機會、之後無法行動等弊病。結婚之類的人生重大決斷,當然要深思熟慮再決定,可是連對芝麻小事也老想著「一定有更好的結論」,這樣的習慣最終就會導致時程安排失序。

暫緩決斷本身並不是壞事,但是在商務現場,要是讓暫緩決斷變成習慣,結果就會造成工作停滯。話雖這麼說,在每個場合都要做出正確的決斷,也是一件很辛苦、很令人疲憊的事。就算只是決定今天要穿的衣服、要吃的東西等瑣事,決斷的行為也會在累積之後,消耗掉相當大的能量和集中力。

解決這個問題的方法之一,就是事先訂定決斷的基準。

各位都知道,蘋果的史蒂夫.賈伯斯(Steve Jobs)、臉書的馬克.祖克柏(Mark Zuckerberg)總是穿相同的衣服,就是「為了減少決斷的次數」。同樣的,「就算不喜歡,乾杯用的飲料也點啤酒,第二杯再點自己喜歡的」、「要是看到真心想要的東西在架上賣,就毫不猶豫地當場買下來」,像這樣事先訂定自己的基準,就根本不用做決斷了。決定優先順序的基準,就像請人幫你導航一樣。

舉例來說,造訪從沒去過的餐廳之際,與其自己看著地圖懵懵懂懂前往,還不如和有去過的朋友約在離餐廳最近的車站,跟著朋友一起去,這樣絕對會輕鬆許多。工作也是一樣。「若在金錢和時間之間煩惱,一定要以時間為優先」、「約會以先約的人為優先,就算之後出現更有吸引力的邀約,也要拒絕」,只要像這樣決定基準,就能避免暫緩決斷了。除此之外,這樣還能消除判斷錯誤,也可以避免對同樣的案子做出不同決斷的失誤。

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