釐清傳達訊息邏輯,輕鬆找到適合圖像》轉化海量數據,變身易懂圖表

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如果想在1~2分鐘內一次講完數筆資料,該怎麼做呢?靠圖表就夠了。圖表的魔力在於具有畫龍點睛的效果,不論是口頭簡報或是書面報告,只要在段落內加入圖表,就可以清楚歸納方才講述的所有內容,並下出強而有力的結論。

然而,用對圖表能夠加深記憶點,用錯圖表反而會讓人搞錯內容含義。Smart智富月刊在新出版的《人人都能學會製作厲害圖表全圖解》中,將透過「What(想傳達什麼訊息)」、「How(訊息間如何連結)」、「Why(為何使用此圖表)」3要素,釐清訊息關係並找出對應圖表,只要學會4種圖表類型,就能呈現大多數的數據資料。

舉例來說,如果你想向台下聽眾傳達「本公司今年以來投資報酬率勝過其他競爭公司」,可使用橫條圖或直條圖,並依投報率高低排列,反而能一眼看出本公司今年的投報率領先群雄。

在了解使用正確圖表的重要性後,再進一步學習如何挑對圖表來呈現訊息。基本上可以簡單分成3步驟:

步驟1》找出要傳達的訊息

首先,得先搞清楚自己想傳達的重點為何?也就是,想讓聽眾了解的事情是什麼?要注意的是,想傳達的訊息應該是個結論,而不是問句,以下將以「公司今年上半年每月營收皆持續增長」的圖表呈現為例說明。

步驟2》釐清訊息關係

一般來說,想要表達的資訊通常都會包含在下列5種訊息關係之中:

1.成分比較關係:若想傳達的訊息為各個部分占了整體的百分之幾,就是所謂的成分比較關係。例如:

①A產品的營收占了公司整體營收的35%。
②A公司產品的市占率為整體市場的80%。
③有一半的投資金額用於開發A產品上。

2.項目比較關係:簡單來說就是比較事物的「順位」和「排名」,因此想傳達的訊息中,包含「較大」、「較小」或「兩者相等」的字眼時,就代表訊息具備項目比較的關係。以下為範例:

①A產品的銷量遠超過B產品和C產品的銷量。
②A店和B店的銷售額相當。

3.時序關係:時序關係指的是,訊息描述了數據在一段時間內的變化,因此如果想傳達的訊息中,包含「上升」、「下滑」、「變動」等詞語,就代表想傳達的訊息包含時序關係。

由此可見,「上半年以來公司每月營收皆持續增長」,由於其包含「增長」這個關鍵字,強調的重點是期間內的變化,因此具備時序關係。以下來看更多的範例:

①過去5年內股價穩定成長。
②房價所得比在過去10年內持續增加。
③過去5年來利率持續降低。

4.次數分布關係:指的是「一段數值區間內,包含幾個資料點」。例如:

①大部分出貨的商品,會在出貨後2天~3天內抵達。
②大多數員工的年收入落在新台幣40萬元~60萬元之間。
③大多數銷售的產品價格落在新台幣1,000元~1,200元之間。

5.相關聯關係:指訊息內包含2個變數,且變數彼此會互相影響,例如:

①當業績成長,業務員的薪水會跟著增加。
②當被保險人的薪資提升,其保險的額度就會跟著增加。
③當新屋開工率增加,汽車銷量也會跟著增加。

步驟3》挑選圖表類型

最後,則是根據訊息之間的關係挑選對應的圖表類型。一般來說,用來表達「數據」的圖表類型有圓餅圖、長條圖(包含直條圖和橫條圖)、折線圖和散布圖4種。

眼尖的讀者想必已發現,對應到時序關係時,有折線圖和條圖可使用;而相關聯關係,也有橫條圖和散布圖可供選擇,該如何區別該使用哪一種呢?以觀察一段時間資料變化的「時序關係」來看,當資料期間較短且資料數目少時,就可以用直條圖;反之,若資料期間較長且資料數目多,排成直條圖會讓每根直條變得太細,因此最好以折線圖為宜。「相關聯關係」也是,若資料數目少,用橫條圖即可,若資料數目多則用散布圖。

從「公司今年上半年每月營收皆持續增長」來看,由於包含「時序關係」,因此要用直條圖或折線圖。且訊息本身包含的營收資料為1~6個月,總共6筆,因此最適合的圖表應該是直條圖。

最後要提醒的是,適量的圖表能讓聽眾留下更深的印象,但使用過多圖表,聽眾反而會失焦。(本文摘自第1章)

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