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於是對應這三類問題與主管期待，阿文又整理出了八項待進行的任務，並希望透過矩陣圖來整理出這些任務的優先順序：
●線上會議章程。
●會議紀錄與回饋機制。
●視訊會議軟體資安評估。
●視訊會議軟體自行開發評估。
●視訊會議軟體操作說明。
●工作進度回報機制。
●線上打卡機制建立。
●每日主管一對一面談機制。
原本阿文想用時間管理矩陣，以重要性與急迫性來區分這八項任務；不過，他發現在這個時間點似乎每一項都很急迫、也都很重要，怎麼辦？顯然傳統的時間管理矩陣並不適用，因為這八項任務在歸納後，可能都是「重要又急迫」的任務，這樣沒有任何意義。
阿文想起之前在課堂上聽過奕酉老師說過「重要的先做、簡單的先做，雙管齊下」這個概念，並將時間管理矩陣由「重要性、急迫性」調整為「重要性、簡單性」來區隔。這是納入了敏捷的精神，持續有產出、持續往前推進；簡單的任務不需耗費太多時間與精力就能完成，也能感受到有所產出，再搭配重要的任務一起進行。如此一來，就能展現出持續產出、持續往前推進的表現。
於是阿文就用重要性、簡單性來區隔這些任務，並畫成了這張矩陣圖；而落在最外圈的就是優先要進行的任務。
首先，以下事項會優先處理：
●重要且容易做到：每日主管一對一面談機制（每人五分鐘談話）。
●容易、立即可以做到：視訊會議軟體操作說明、工作進度回報機制。
●重要、必須盡快做到：線上會議章程、會議紀錄與回饋機制。
其次，關於現有視訊會議軟體的資安疑慮、自行開發可能性，會請資訊單位進行評估；有必要的話會編列預算購買付費軟體，不過在時程上會配合公司規畫與政府防疫措施的調整。
最後，是線上打卡機制的建立，技術上沒有問題，但相對於投入時間與成本，預期效益不明顯，建議待前面事項實施一陣子再做評估。
此外，阿文也根據目前主流的四款線上會議軟體，針對易操作性、白板與可錄影功能，使用文氏圖進行了分析比較；在未納入資安疑慮的前提下，整體來說會以Zoom為首選。
阿文將這些初步的現況釐清與可能的問題評估整理為一份報告後，交給了主管做參考。不但獲得了主管的肯定，也讓大家有了更多的資訊來評估問題是什麼？以及進一步找出該如何改善的方向。
不知道你有沒有發現，在這個案例中阿文使用了哪些方法與技巧？如果是你，是否會想到有不同的作法，試著自己練習看看吧！
在完成了問題診斷與脈絡拆解兩個階段之後，可以說數據敏感度的任務就告一段落了。你也應該釐清了問題本質、找出了真正的問題並轉化為數據問題，同時也根據數據脈絡確認了該蒐集哪些數據才能回應問題。
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書籍簡介_高勝算的本事
作者：劉奕酉
出版社：樂金文化
出版日期：2023/06/02
作者簡介_劉奕酉
任何領域都勝出的一流自雇者
擅長邏輯思考、數據分析、策略規畫、資訊視覺化與商務簡報等領域，曾在高科技產業任職超過十年，具有策略行銷與高階幕僚經驗。任職高階幕僚期間，他時常需要面對各種難題，並在短時間內釐清問題真相，消化大量相應的數據，分析判讀找出最佳解。在這樣的經驗下，他逐漸建構出一套能萬事勝出的「數據思維」，不僅職場商業的問題都能解，各種跨領域的困難和癥結，也能迅速做出最好回應。
現為鉑澈行銷顧問策略長、「簡報．簡單報」創辦人。曾於微軟旗下最大簡報分享網站SlideShare 獲得年度Top 5 %簡報者殊榮，於2017年成為知識型自雇者，專注在職人簡報、邏輯思考與商業思維的研究、思考、表達與問題的培訓與顧問服務上，至今已累計百場以上培訓與演講，客戶包括微軟、松下、太古可口可樂、聯詠、微星、中信、富邦、國泰等知名外商與台灣百大企業。著有暢銷書《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析》
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