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該先做緊急還是重要的事?日本雅虎人才培訓主管:4個方法幫你不加班又有高績效

現任《Smart智富》月刊社長。
曾任《Smart智富》月刊總編輯、《30雜誌》總編輯、《商業周刊》金融組召集人、《今周刊》主編、《工商時報》國際組召集人。

報導曾獲吳舜文新聞獎、SOPA亞洲卓越新聞獎。

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該先做緊急還是重要的事?日本雅虎人才培訓主管:4個方法幫你不加班又有高績效
摘要
1.通常一進公司,我們都會馬上著手做緊急的事,如何做到不加班又有高績效呢?在日本雅虎擔任人才培訓主管的寺下薰認為,每天工作的一開始就該把重要的事情排序處理,而且排序應按照重要性而非緊急性!

加班是所有上班族最討厭的事,應該沒有之一。甚至有些公司,有種奇怪的加班文化,就是不加班,好像就是不認真工作,因此還會出現一種怪現象,正常上班時間,大家摸啊摸的,等到快到下班,大家突然精神抖擻,開始認真工作,因為,大家不敢比主管早下班,所以故意把事情壓到最後一刻才做。

當然,這樣的單位,競爭力都不會太好,峰哥也勸大家,如果你的公司或單位,有這樣的文化,那你還是早早良禽擇木而棲,不要在那裡虛耗你的青春,因為這樣的地方,最終都會發展成劣幣逐良幣的文化,下場也不會太好。

回到主軸,雖然不想加班,但如果工作很多,如何做到不加班,但是又能有高績效,這真的就很難。

曾在日本雅虎(Yahoo! Japan)擔任人才培訓主管的寺下薰,他在《超神速問題解決術》這本書裡,分享了他的做法。

日本企業的瘋狂加班是有名的,但寺下薰大概每天早上7點半進公司,5點前就下班了,他形容,自己可能是日本雅虎的管理階層中,加班最少的人,但這是不是代表他的工作很輕鬆,當然不可能,在網路企業,大部分都是工作量愈來愈大,幾乎不可能有愈來愈少的狀況發生。

寺下薰也是,他的工作量也是愈來愈多,隨著升遷,本來只要處理自己的工作,後來還要協助下屬的工作,真的是愈來愈忙,那麼,他怎麼做到準時下班?

他的方法是這樣的:
1.每天一進公司,不要忙著開始處理工作或收Email,而是先把今天預定處理的問題或業務,寫在便利貼上。
2.將這些便利貼的事情,排序處理。
3.排序原則,根據事情的重要性,重要的事先處理,而不是緊急的事。因為重要的事,通常比較麻煩,大家習慣拖延,特別是早上剛進公司,會有逃避麻煩事的心態。結果重要的事一再拖延,最後變成重要又緊急的事,但是在時間壓力下,無法徹底,就只好用比較權宜的方法先應付一下,但問題的核心還是沒解決。
4.如果同樣都是重要的事,那從處理後得到的效果大小再來排序。因為有些重要的事,影響的層面比較大,這就是你應該及早著手的事。


為什麼這樣做之後,就能達到高效率工作?職場經驗愈豐富的人,應該會發現,我們日常的大部分時間,都在處理公司內緊急但不重要的事,但奇妙的是,這些緊急但不重要的事,好像會自我繁殖一樣,愈處理會愈多。不管再怎麼努力做,工作量只會增加不會減少。

譬如公司的網站經常無法登入,造成客訴很多,於是每有客訴,就去處理一下緊急狀況,就像剛剛前面提到的第3點,用權宜方法先應付一下,但始終不肯下定決心去解決整個網頁程式與資料庫架構的大問題,因為它是一個燙手山芋,處理起來很麻煩,但你愈逃避,核心問題永遠不能解決,日積月累,搞到全公司都在忙著到處救各種火,就更沒有時間處理關鍵的重要問題,導致工作量愈來愈大,但工作效率卻愈來愈差。

相反的,那些重要的問題,如果能夠及早被解決,你會發現,連帶許多日常小問題也跟著消失了,這才是正向的循環。(延伸閱讀:《超神速問題解決術》

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