別人的PPT總是不會令人失望?蘋果溝通顧問3重點教戰

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別人的PPT總是不會令人失望?蘋果溝通顧問3重點教戰

沒有故事化核心訊息,PPT再美也沒有用!

很多人把簡報軟體當成簡報的重點。但投影片是線性的,內容一張接著一張,先別說內容是否有架構可言,光是讓觀眾「看見」你的訊息,就是一大問題。

先讓我們回到簡報的初衷。簡報的目的是為了說服人們改變。是的。觀眾進入簡報室的當下,對於「你的主題抱持的觀點」是你想改變的。觀眾需要對傳達的訊息採取行動。

所以,不要急著打開PPT投影片軟體,現在還不是使用它們的時候。簡報一開始的重點應該是:組織你的核心訊息。核心訊息也就是你的想法、訴求,是你希望觀眾跟著你一起踏上的旅程。

核心訊息是簡報中你想傳達的主要訊息,包含了讓觀眾以新的指南針做為指引,設置新航線的動力。編劇則稱為「中心思想」(controlling idea),也被稱為主旨、要點、主旨句、單一統一訊息。

好的核心訊息包含3部分
第1,核心訊息必須闡明你的獨特觀點:

人們是來聽你簡報的。既然他們想知道你對該主題的看法,就應該讓他們聽到你的看法。舉例來說,「海洋的命運」只是一個主題,而非核心訊息。「全球污染正危害著海洋和我們」則是有獨特觀點的核心訊息。核心訊息不一定非得獨特到前所未聞,只要提出「你」對該主題的觀點即可,而非泛泛之談。

第2,核心訊息必須傳達出風險所在:

核心訊息必須闡明觀眾為什麼該關切此事,甚至採納你的觀點。你可以說想法是「通過新的立法復育濕地」。但請比較以下說法:「如果沒有更好的立法,到2025年時,濕地的破壞將造成佛羅里達州經濟損失高達700億美元。」傳達議題的風險有助於觀眾體認參與此事的需求。如果沒有令人信服的理由讓人採取行動,核心訊息就無法達到預期效果。

第3,核心訊息必須是完整的句子:

以句子的形式來說明,讓句子有名詞與動詞。當你問某人「你的簡報內容是什麼?」時,多數人會回答「第3季的更新訊息」或「新軟體計畫」等答案。這些都不是核心訊息。核心訊息必須是完整的句子,如「這軟體可以讓你的團隊更有生產力,在2年內創造出100萬美元的收益。」如果句子中用到「你」更好,代表這句話是針對某個人寫的。

圖片來源:《簡報女王的故事力》,商業周刊出版
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說服之前,先規畫觀眾的旅程

在建立核心訊息之後,現在是規畫旅程的時候了。請記得「說服」意味著你要求觀眾以某種方式進行改變。多數的改變都讓人不得不從原先的生活或行為方式,轉向另一種新的生活或行為方式。很多時候,必須先發生內部的情感變化,才會透過行為表現出外部變化的跡象。

看別人產生變化很有趣。我們觀賞電影或閱讀,是為了看主角發生的轉變。這種精心策畫的變化稱為「角色弧線」(character arc),是英雄經歷中,可辨別的內部與外部變化。

當劇本提交給電影製作公司審核時,故事分析師評估的,就是角色弧線的品質優劣。故事分析師只須看劇本的第1頁和最後1頁,就可以迅速判斷角色弧線夠不夠好。第1頁設定電影開始時英雄是誰,最後1頁則決定英雄在過程中改變了多少。這種快速評估劇本的方式,可以確認英雄在旅程中是否有所轉變。如果英雄到了最後1頁沒有太大改變,可能代表這部電影很無趣。精采的故事能夠看到角色的成長與轉變。

故事分析師會查看劇本的第1頁和最後1頁,你也必須以相同的方式,在簡報開始時研究你的觀眾,以及對他們的展望,並設定期望他們離開時成為怎樣的人。觀眾進入簡報室的當下,對於「你的主題抱持的觀點」是你想改變的。你想把他們從沒有動作變為有所行動。你希望他們離開簡報室時,會認為你的觀點很寶貴並想付諸實踐。但是如果沒有經過精心的規畫,這件事就不會發生。

圖片來源:《簡報女王的故事力》,商業周刊出版
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規畫觀眾的旅程時,請先確定要把觀眾從哪裡轉向哪個目的地,確認他們內向與外向的轉變。如果你改變了他們的外在,通常可以從行動中觀察到這點,外向轉變是觀眾理解並相信核心訊息的佐證,換句話說,改變信念即能改變行動。

你可能會想:「天哪,我只不過要在員工會議做報告而已,我要省略這步驟。」如果是這種情況,更好的選擇是寫個報告發送給大家即可。但如果你的員工會議是關於某件超出預算的專案,那麼最好進到簡報室,讓觀眾從認為超出預算無所謂的狀態,轉為承擔責任並努力確保預算回到正軌。這就是一種需要說服他人的情況,必須明確規畫出旅程。

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