老是無法做決定?怕不小心激怒上司?用哈佛商學院「3個桶子法」,輕鬆處理難解問題

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老是無法做決定?怕不小心激怒上司?用哈佛商學院「3個桶子法」,輕鬆處理難解問題

3個桶子,打造不被情緒左右的最佳決策情境

很多時候,情緒的觸發點,是因為我們侵犯了他人的決定權,忘了把決策相關的人士納入決策過程中。談判或溝通者經常忽略,單方面決策可能造成的情緒影響。不讓他人參與決策,我們必須承擔侵犯他人自主權的風險,應付他們必然會產生的憤怒與怨恨。

想想看,如果對方逕自宣布:「下次會議在我的辦公室舉行,時間是星期四上午10點。」我們應該會大吃一驚。下決定的人太過專注這項決策的益處,卻忽略了制定決策的過程。在自己的辦公室也許是開會的最佳地點:在自己的辦公室開會,當事人會更自信、更坦然。同時,也意味著客人可以自由選擇離開的時機。顯然對大家都有好處。然而,令人惱火的並非決策內容,而是達成決策的過程。我們是否參與了決策過程?是否被排除在外?這個問題的答案不僅影響做決策的感受,還會影響與對方共事的感受。

評估與制定決策的過程中,每個人擁有多大的自主權才算「合理」?對此,我們往往意見不一。談判當中,若能按照性質將決策分別放入3個「桶子」,不論上司、配偶、合作夥伴或談判對手的自主權都能得到保護。這3個桶子分別是「知會」、「徵詢」與「協商」。

幾年前,一家位於劍橋的小型談判顧問公司,一位合夥人獲邀擔任該公司總經理。公司共有十幾位合夥人及另外數十名員工。鑒於合夥人為數眾多,很快就有人提出總經理的決策權限問題。公司應該怎樣制定指導方針,確立總經理的決策權限?

接連幾週,總經理將他遭遇的諸多決策記錄下來,然後與其他合夥人開會討論。總經理一一陳述他和公司必須制定的各種決策,請合夥人分別伸出1根、2根或3根手指,指示各項決策應放入哪一個桶子。令人驚異的是,對於每一項議題應該落入哪一個類別,合夥人幾乎眾口一致,毫無異議。

桶子1:知會

這些是總經理可以自行決定,然後知會全體員工的小事,例如購買新的辦公家具,或聘用辦公室職員。

桶子2:先商量再決定

第2個桶子是總經理有決定權,但必須先跟其他合夥人商量的重大議題。與哪些人商量由他決定,但必須是熟悉該議題的合夥人,例如公司是否接受菸草公司這類不名譽客戶的委託。決定之後,他必須立即告知全體合夥人。

桶子3:共同協議

落入第3個桶子的,是總經理必須與合夥人協商、取得公司絕大多數人同意的重大決策。每一位合夥人都希望參與這類「重大決策」,例如遴選新合夥人,或把辦公室遷移到新的大樓。

對於勞資雙方的談判代表,或者必須長期共事、一再面臨類似決策的人,這3個桶子是很有用的工具。這套方法除了幫助合作雙方避免觸犯彼此,同時不必為了時時需要取得雙方共識而陷入決策癱瘓。

即便情況只涉及2個人(例如人際關係),桶子系統也有助於制定各種決策,從處理金錢到社交計畫等等,不一而足。這裡,作者丹尼爾舉了自己的例子:

我們的結婚紀念日即將到來,我打算給妻子米雅驚喜,帶她到一家法國餐廳吃飯慶祝。星期六到了,我跟米雅透露我的計畫,她的反應卻讓我大吃一驚。她已經跟幾個閨密約好出門狂歡,只是還沒告訴我。浪漫之夜的計畫一下子破滅了,我們都很失望。我們討論未來如何避免出現這樣的憾事,決定用桶子系統回答幾個關鍵問題:

一星期哪幾天,我們可以自行安排活動(桶1)?
哪幾天應該先問過對方意見再做計畫(桶2)?
哪幾天應該共同制訂計畫(桶3)?

我們最後決定,週間的白天可以各自安排(桶1),晚上若有活動則必須先詢問對方意見(桶2),週末的計畫就需要共同決定(桶3)。

在處理金錢議題上,桶子系統也同樣有效。夫妻當中若有任何一人自作主張花了對方認定的一大筆錢,必然會挑起情緒,而且通常是負面情緒。把這類財務議題進行分類,肯定會有幫助。例如,除非2人都同意,否則不得購買超過100元美金的東西。事先針對高單價的購買進行腦力激盪,可以消除許多棘手的金錢問題。

避免侵犯對方的自主權。不論對方是同事或隱形的利害關係人,你都應該先商量再決定。若要釐清決策權,你可以跟同事一起實施「知會、徵詢、協商」桶子系統:哪些議題可以自行決定?哪些應該先商量再決定?哪些需要共同決定?尊重人們的自主權,就可以激發對方和你的正面情緒,創造良好決策情境。

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