敝公司在製作簡報大綱時，規定要依照4W1H來寫。4W1H具有讓對方更容易聽懂你在說什麼的效果，所以不只是書面報告，說話時也必須意識到這點。
假設你希望自己正在交往的對象減肥（What），這時必須先看著對方（Who），仔細思考要怎麼說，對方才願意聽進去。
明明自己是擔心對方的健康，偏偏對方是個對健康毫不在意、只想及時行樂的人，與其苦口婆心的解釋健康的重要性，不如挑明說「如果能再減5公斤，一定會更受歡迎」，對方可能更願意聽進去。
反之，如果對方也有點在意健康，你可以說「你知道太胖會導致文明病嗎？」「我希望你永遠健健康康」。
重點在於「為何要說這些話的理由（Why）」能不能觸擊對方的心弦。倘若Why不是簡單明瞭的訊息，就無法表達真正想說的話，也無法讓方理解。
上述的Why可以說是關鍵訊息。如果無法用一句話解釋清楚關鍵訊息，就證明想表達的輪廓還沒有很明確。比起要怎麼說，更應該把注意力，放在堅持可以補足關鍵訊息的意見和主張上。
搞定這個部分以後，再提出幾個減肥的方法（Which），表示自己也會幫忙，所以一起加油吧（How），或許對方就不會那麼難以接受了。
4W1H中，最重要的部分莫過於「你為何非這麼做不可」的Why。關鍵訊息不是What，而是Why。
我以下面的會議為例，請各位想像一下。
組長：「呃，有件事想麻煩大家。我們必須把3個月前的活動整理成報告，因此需要大家的協助。呃，報告的格式要按照業務報告用資料夾裡的營業活動表格來做。裡頭也有範本可以參考。還有...表格分成定期舉辦用與不定期舉辦用兩種，因此請小心不要寫錯了。呃，這次要用不定期舉辦用的表格。（底下的人竊竊私語）那個，我將在下星期的課內會議再進行確認，因此可能會很忙，請大家多多擔待。」
這樣看下來不難發現，組長根本沒有表達清楚。他沒有提到最重要的關鍵訊息，也就是Why。
同時，也沒有一起討論幾個選項中大家可以接受的方案（Which），只要求大家照自己提出的方法做（How）。這麼一來，聽的人想必滿心都是「不得已、不服氣的感覺」。
以下就來假設Why與Which吧。
Why＝因為負責的窗口需要那次活動的訊息。
在這個層級，如果只是回答「為什麼？」就太淺了。或許也有人不懂「怎麼說」？為了讓對方聽懂你要表達的意思，必須將更冠冕堂皇的理由昇華為目的。達成這個目的對自己有沒有好處也很重要。
Why＝負責的窗口會在電視節目中介紹這次的活動，當作行銷成功的範例（提升企業形象、對營收做出貢獻）。
這麼一來是不是變得明確一點，也令人更有興趣了？然而，應該會有人產生「即便如此，蒐集報告又能做什麼呢？」的疑問。也就是說，會有人質疑How的正當性。
因此Which也很重要。突然說出How以前，必須站在聽眾的角度，一起思考Which。舉例來說：「這是宣傳敝公司魅力的好機會，所以想給負責本案的董事完整的資料。我想到3個做法，各位認為哪個做法比較好？1.蒐集每個人寫的報告，加以彙整，與董事分享。2.找一個與董事分享資訊的場合，邀請所有人參加。3.選幾個與活動有關的成員讓董事問問題。請問各位有什麼想法？」
有2個人、3個人舉手，交換意見。
「其他人都沒有意見嗎？」
「感謝各位的意見。非常具有參考價值。接著我想請各位舉手表決。在此之前，如果主辦方沒有任何腹案，可能會被罵翻，所以我想提出一個方案。站在主辦方的立場，我想先蒐集每個人寫的報告，加以彙整，與大家分享。因為...。」
在這種情況下說出自己的想法，是以「因此最不會給大家添麻煩的方法是...」的感覺提出How。這麼一來，聽眾的接受度是否比剛才更高了？
如果是不擅長「採取能讓對方理解的方式說話」的人，請大膽採取這種有邏輯的說話方式。
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書籍簡介_超人氣諮商師的低成本溝通術
作者：稻增美佳子
譯者：賴惠鈴
出版社：樂金文化
出版日期：2022/12/7
作者簡介_稻增美佳子
●人力資源學院副社長、經營管理諮商師。她也是商業突破大學研究所經營學教授，負責「企業研究」課程。
●學習院大學心理系畢業後，曾進入富士通擔任系統工程師，並於在職期間留學JAIMS（日美經營研究所）。之後離職、前往美國雷鳥全球管理學院研究所，取得國際經營碩士學位。學成歸國後，於1993年參與成立人力資源學院的計畫。
●在提供企業諮詢的同時，也開發Know How Do How的培訓課程。她一邊致力於社會企業，一邊擔任人力資源學院商管書的主要執筆成員。
●她花了18年的時間，以諮商師的身分協助團隊內部利害關係不一致的員工建立良好關係。同時也在網路上活躍，以研究所教授的身分指導看不見的學生，利用英文（筆譯、口譯、對話）串聯起不同的文化，協助身處不同世界的人們與團體建立關係，養成一套獨家的溝通習慣。
●本書是作者第一次公開其身為培訓課程、研討會講師，協助超過7萬人加強溝通技巧的教戰手冊。
譯者簡介_賴惠鈴
因為不想每天在固定的時間，去固定的地方做固定的工作，所以開始當起只能自己跟自己對話的自由譯者。過去創作文字，現在翻譯別人創作的文字，希望某天能聰慧到有本事創作與翻譯並行不悖。
譯作有《主力的思維》《補教老師的當沖日記 我用K線3年賺一億》《為何買股有90%的人賠錢，卻只有10的人賺上億？》等。