個人理財

「PDCA筆記」既簡單又容易上手

需要的時間只是每次5分鐘。最久也不過10分鐘。

只要有筆記本跟筆,任何人都能轉動PDCA,而且因為前所未有的回轉速度,讓能力與技術大幅提升,讓自己迅速成長。

請大家看一下某位男士實踐PDCA筆記的成果。

• 原本的加班時間,從超過過勞死線(每月80小時)的10小時以上,變成加班20小時,到現在完全不需要加班
• 成功在兩年內減重13公斤
• 提升工作品質,年收倍增

其實,這個人就是我。

在獲得這些成果之前,我真的過得很悲慘。不但一直持續每月加班時間100小時以上的狀態,大幅超過被稱為過勞死線的每月80小時,嚴重時還曾一個月加班140小時。

無法成功的人,就算失敗了也學不到教訓

成功的人跟無法成功的人有何不同?
我認為主要差別在於「能不能每天都有成長」。

換句話說,「是否落實PDCA」決定了成功的人與無法成功的人的差別。

成功的人會訂立計畫,確實執行,並從中學習,不犯同樣的錯誤。所以每次的經驗都會成為血肉,讓能力值不斷提升。

無法成功的人,總是不斷重複相同的失敗,即使只知道了需要反省的地方,也不見改善,本質上就是不知道課題以及問題點的人。

也就是「不會成長的人」。

雖然我們常說「失敗為成功之母」,但很多時候是即使獲得了經驗,也不知道怎麼善加利用,只是不斷地失敗,而且還會重複同樣的失敗。

在私生活中,和工作一樣也會有各式各樣的經驗。例如到國外旅行、教養子女、挑戰新的興趣……。

過程中可能不免因為各種錯誤或溝通不良,和朋友、伴侶或家人起爭執;或是明明約好了在假日出遊,卻因為臨時的工作而讓孩子失望。

如果有這樣的經驗,你一定也會反省並思考下次該怎麼做,或是哪裡做錯了。

這麼一來,就算以前曾經失敗,曾和家人起爭執,也能藉由不斷改善自己的思考和行動,逐步消弭失敗和爭執,讓你的家庭與人生都變得更加快樂又充實。

這就是轉動PDCA的人與沒有轉動的人之間的差別。

PDCA筆記的填寫方法

第一步先在筆記本上畫出四條線吧!

接著我就來介紹PDCA筆記的實際寫法。或許有人會認為要製作框架很複雜,但其實只要畫幾條線就好了。

首先,先拿出A4筆記本,若是像大學筆記本那樣左右翻頁的橫線筆記,就橫放使用。

接著,請從離頂端約3到5公分的地方,畫出一條橫線,下方則以三條直線分成四等分。

在最上方寫下做為終點的標題或題目。

做什麼的PDCA?是什麼時候的PDCA?請加上一個能一目了然的標題。

若是今天一整天的PDCA,就不要只寫「20XX年,○月△日」之類的日期,而要加入你的期望,例如:

「今天要成為怎樣的一天?」
「想達成什麼樣的目標?」

若是工作的專案PDCA,就寫上該項專案的名稱以及想達成的目標圖象。

現在你的筆記上應該已經有了用三條直線分割出來的四個欄位(框架)。

請從左邊開始,依序將「P」、「D」、「C」、「A」寫在各欄位的最上方,做成標籤。而為了不要與其他填寫內容混在一起,可用四方形框起來,比較容易分辨。

 
 

 到這裡,PDCA筆記的基本框架就完成了。

專案計畫的PDCA筆記

專案計畫的PDCA筆記是針對單一計畫運用PDCA的筆記。

說是專案計畫,也不見得就是大規模,需要聚集複數成員一起進行的計畫,請把它想成個人或團隊為了達成目標而需要處理的課題。

可以是一個新產品的宣傳企劃,或是為了讓該項新產品被客戶A公司採用所進行提案計畫,又或是上司訓練部下的教練指導等。如果這項工作有某種明確的目的,有想實現的目標,但不是能馬上解決,也不能一次就處理完成,需要經過多道程序,就可以把它視為一項專案計畫。

那麼,我就來介紹製作專案計畫PDCA筆記的方法。首先請見下面的圖表。是不是和之前的PDCA筆記不太一樣?

PDCA的框架本身並沒有變,但P卻被細分成好幾欄,右上角也多了填入三個重點的欄位……。接下來我將一一說明。

1、參照下面圖表做出框架
2、填入標題
3、填入終點或目的
4、寫下關於這項專案的三個重點
5、依任務分割

首先,就依下面圖表中的形式在筆記上畫線。
接著,標題部分清楚地填入計畫名稱,下方的欄位就是該計畫的終點或目的。

然後再列舉進行這項計畫的三個重點,寫在右上方,內容像是這個計畫為何重要,什麼是不可或缺的……。

 

書籍簡介

書名:讓自己快速進化的PDCA筆記術:每天五分鐘,利用筆記╳四條線,讓你杜絕瞎忙、縮短工時、解決難題、持續成長
作者:岡村拓朗
譯者:楊鈺儀
出版社:時報出版
出版日期:2017/08/22

作者簡介

在外商企業主管,也在公司外從事「創造自己的時間,縮短工時模式化顧問」活動,是一位專業多工的上班族。

1995年大學畢業後進入連鎖超商總部工作。在地區營業所任職時代,從現場所使用的「驗證假說循環」中學會PDCA的思考。調職到總部行銷部門後,因業務改革專案被破格任用,成為最年輕的主管,負責打造全公司規模,運用PDCA的促銷模式。

2003年轉職到外商醫療保健企業,過著每天只有工中的生活,每月加班一百個小時以上,遠超過被稱為勞死底線的八十小時,體重激增十公斤。後來因為運用獨特的模式化方法,開始做PDCA筆,讓工作效能大幅提升,年收入增加了三倍,不再加班,並順利減重十三公斤。其中工作成果的一個例子,是開發了嶄新促銷系統,讓宣傳活動的次數增加了28倍,但準備時間僅為原本的五分之一、成本也只需要原本三分之一,節省了一億日圓。擅長的領域是打造實現短工時的機制。

從2015年開始從事受公司認可的副業活動。主持「工作快五倍!實踐會」,以PDCA筆記的活用方法為基礎,擔任創造自己的時間並提升工作成果的顧問,和提升生涯品質的教練,以「創造自己的時間,縮短工時模式化顧問」的身分積極活動中。

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