圖片來源：達志影像
會議場合，通常由主持人或主講者掌握主導權，督促會議順利進展，同時平等的聽取每個人的意見。他們在線上會議中的重要性，甚至遠遠超過實體會議。
這種說法，可能會讓各位以為主持線上會議很困難，但只要注意以下2點，通常就能讓會議順利進行。
第1是「以點名方式鼓勵發言」，第2是「話多的人排後面」。
首先，我們先來了解第1項「以點名方式鼓勵發言」的重要性。
各位在線上會議中，是否曾遇過主持人詢問大家意見，螢幕上卻是一片安靜的尷尬情況？雖然還不至於讓人一腳踏入永不得超生的「無間地獄」，但著實是讓人恨不得隱形的「無聲地獄」...。即使自己不是主持人，相信你也會覺得尷尬無比。
在線上會議中，由於與會者無法彼此以眼神示意：「這誰來講？你嗎？還是我？」也為了避免自己與他人同時發言，所以眾人往往會比較拘謹，不敢主動發言，因而經常出現一片沉默的情況。會議中如果出現這段空檔，實在相當可惜。
為了避免這類情況發生，主持人不妨直接點名，比如「○○，你覺得這個主意怎麼樣？」、「××，你有不清楚的地方嗎？」，鼓勵大家發言。理想的情況是，一人發言後，可以迅速的一個個接棒下去，保持討論節奏順暢。
當然，主持人也可以制定發言規則，比如「有意見的人，請按『舉手』鍵稍候」，但在實際對談中，按舉手鍵、等待點名的發言方式，也可能會破壞談話節奏。所以利用舉手功能，當然沒有問題，但直接點名詢問意見，更能自然掌控發言速度。
但不管怎麼說，阻止他人發言並不是一種恰當的行為。因此誠摯建議，在會議一開始，即充分告知發言規則，比如「若想中途插話，請先按舉手鍵」或「請在聊天室寫下意見」等。
點名發言，除了可避免會議陷入尷尬的無聲地獄，還有另一個非常重要的功用。
當自己被點名時，會讓人產生一種「存在獲得認可」的感受，進而提高專注力，這在心理學上稱為「喚名效應」。所以直呼名諱，是一個非常重要的手法，不僅能人們保持適度的緊張情緒，還能加強當事人參與意願，提高自我意識。
因此，不光在鼓勵發言的場合，在平日的溝通中，不妨也有意識的於對話中穿插談話對象的名字，比如「我贊成A剛才所說的」、「確實出現了如B所料的情況，所以我認為如此這般」。將人名交織在對話中，通常有助於後續積極發言的熱度，讓討論得以持續下去。
順帶一提，喚名效應最有效的時機，據說是在會議的開頭與結束。特別在會議剛開始時呼喚與會者名字，帶有「歡迎蒞臨」的語意在，有助於刺激發言，促使討論更活絡。
TIPS：注意應呼喚所有與會者名字，而不是少數幾人。
第2個訣竅是「把容易長篇大論的人排最後」。這是線上會議主持人都應該牢記的一點。
其實，線上會議的節奏與快慢，幾乎全由第1發言者決定。因為正如前文所提，我們很難在線上會議中打斷正在高談闊論的主講者。
「有人想分享意見嗎？」如此籠統的提問，如果碰巧遇上一個熱愛發言的人奪得發言權，喋喋不休的暢所欲言，整場會議很可能就變成他個人的發表大會。此外，如果過度在意長幼有序，安排年長者率先發表意見，一上場就長篇大論，也可能就此被奪走會議的主導權。
所以，安排擅長簡明扼要講述重點的人，來為每個議題開場，這一點非常重要。
儘管制定議程，預先分配時間是會議的大前提，但還是建議各位會議主持人先列出「話多名單」，並有意識的將這些人安排在最後發言。
TIPS：平時就要多了解團隊成員的個性。
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書籍簡介_遠距溝通最強術：視訊溝通有溫度零失誤的40個攻略，無論在家接案、線上會議、簡報說服、人脈擴展，都上手無阻礙
作者：社團法人線上溝通協會
譯者：林姿呈
出版社：樂金文化
出版日期：2023/10/27
作者簡介_社團法人線上溝通協會
因應疫情下，企業對遠距工作的廣泛需求，於2021年創立，截至2022年10月，已協助300家企業或團體，幫助1萬多名商務人士克服線上溝通問題。秉持「讓螢幕溝通更靈活豐富」的理念，針對使用Zoom、Teams等最具代表性的線上會議軟體及Slack等聊天工具，隔著螢幕進行溝通的行為深入研究，並探索使用虛擬化身及元宇宙等全新技術，進行會議或組織內部交流的可行性。2022年1月，公布「線上溝通壓力的現況調查」結果，相繼獲得《Yahoo！新聞》等多家媒體報導，引起廣大關注。
提供線上會議術、線上聊天溝通術等相關研習及諮詢，推廣遠端工作，協助企業團體改革工作模式。他們所提倡的線上溝通術，是根據豐富的調查數據所建立，可有效提高生產量能，促進組織內外溝通更活絡，深得客戶高度評價。
譯者簡介_林姿呈
專職譯者。翻譯時，喜歡從相關領域的書籍延伸閱讀，擴展視野。目前譯作有《日本5ch戰神的回嘴技術》、《巴菲特的決策邏輯》等書（皆為樂金出版）。
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