用心準備了報告，卻被主管以「不夠具體」為由退件？比起馬上重做，更重要的是先確認這件事

摘要

圖片來源：達志影像

請回想一下平常工作中的對話和會議的發言，這樣的句子是不是常常滿天飛呢？
「最近銷售業績不好。」
「獲利正在惡化。」
「促銷效果不佳。」
「人事費不斷增加。」

諸如此類。

假如沒有仔細注意並留心這類句子，就以為自己已經真的掌握狀況了，便按照自己的理解推動事情，最後的最後極有可能面臨「重做」。這是許多商務人士都曾經歷過的狀況。

那麼，為什麼會發生需要「重做」的情況呢？當然，如果是邏輯結構的條件不充分、單純的錯誤、資訊不足和其他技術上的問題，勢必只有重新評估一途。

不過，如果需要重做的原因，是在工作之初就存在的「理解差異」，這往往就會在作業進行中愈發擴大。假如到了最後會說出「我本意並非如此」、「這不足以說明問題」，原因往往是在剛開始起步時，自己和包含上司在內的相關人員沒有確實立足在同樣的認知上。

以前面的情境為例：「銷售業績從半年前就急遽下降，表現不佳。」洋介的這句說法，就是會產生理解差異的說法。所以，我們需要先區分「（客觀的）事實」和「（主觀的）評價」。

闡述事實要「排除含糊」

「銷售業績正在下降」是在說明客觀的事實或現象，任誰看了都會明確知道下滑的事實。

但是，對於「下降情況」的認知，卻不見得人人都相同。有的人或許會想像銷售額降到1年前的一半，也有人會推測是減少2成。如果沒有釐清這一點，只單純的以「正在下降」來表達的話，就會被商務人士批評為拙劣的報告。

另外，要是對這種理解的差異置之不理，恐怕會白費時間（詳見圖1-1）。常見的情況是，彼此沒有認知到理解的差異。像是你認為上司覺得情況比實際上更嚴重，也就是當上司對你說：「這的確是個問題，請花些時間和金錢來思考改善方案吧。」但一旦你實際帶著數據分析結果去找他時，上司卻說：「什麼啊，這點小事根本不需要花這麼多時間和精力吧。」此時，除了在內心留下「既然這樣就早點說啊」的抱怨外，之前付出的努力都已成泡影。

 

然而遺憾的是，在很多情況下，這些發言的人實際上是知道「下降」的程度，只是沒有表達出來。既然如此，就需要意識到這一點並表明出來了。當然，這時運用數據（數字）就會是強而有力的方法。

使用數據的好處之一，就是能消除資訊的含糊之處。雖然在人生當中，有時也需要特意在溝通上保留曖昧，但是在商務的世界中，這樣的情況反而會造成危害。總之，「使用數字說明」就是要消除主觀＝自以為是，並以客觀的方式說明。

主觀評價需有憑有據

另一方面，「主觀的評價」又是什麼呢？洋介使用「表現不佳」的形容表達，聽起來如何？事實上，這充其量只是洋介以自己的標準所做出的評價。就如圖1-2所示，光看2015年的資料，會發現下半年比上半年低，洋介似乎是對此評估後才說出「表現不佳」的評價。

 

然而，只要再看看2014年的資料，就會知道在每一年的業績中，下半年都會比上半年低，而且2015年下半年的表現其實已比2014年下半年有所改善。假如出示這份資料，各位還會覺得洋介說的「表現不佳」是正確的嗎？

光是多了這個資料，評價就會有所改變。而且雖然說是「下降」了，但具體而言是跟什麼比起來下降了？如果我們能夠將其化為數值，就可以對「表現不佳」產生共通的認知。即使不能馬上產生共識，至少還可以進行討論。不難想像，要是沒有掌握這一點就進行下一步，之後的結論就可能引發爭執。

問題不清，答案難尋

假如要像這樣「用數據或數字說明」，在過程當中就要注意很多事情。舉例來說：

●正在下降是下降「多少」？
●正在下降是「跟什麼比較起來」下降了？
●銷售業績指的是「銷售額」還是「銷售量」？
●銷售業績的範圍多大（商品、地區或期間等）？

假如這些問題的答案含糊不清，對方還說「請用數據來說明」，該怎麼辦？

或者，這些問題沒有全部解決，就要面對根本無法用數據呈現（無法用數字說明）的事實。

要是在分析數據之前，沒有事先定義問題，就會不曉得要看什麼、怎麼看。因此，在逐一釐清問題的過程中，就是在消除這些含糊之處。這是非常重要的一步。

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