遠距上班工作效率低落、公司老是要我交報告？兩階段解決問題，與主管產生互信！

摘要

圖片來源：達志影像

在實務上，問題的解決可能是個長期繁瑣的過程，在解決問題的過程中又會衍生出新的問題要解決。每個問題都需要透過數據思維來思考與解決，反覆在問題診斷與脈絡拆解的階段之間來回進行；這時候，善用圖解思考就能幫上大忙！避免自己落入腦袋打結的窘境。

我想用一個案例來讓你感受一下利用圖解思考來拆解數據脈絡的威力。

主管在會議上宣布，因應疫情自下週開始在家上班，請做好長期抗戰的準備。

就這樣過了兩週，主管發現工作效率有些低落，不少任務都開始出現落後的情況。他心想，這樣下去不行！肯定是因為大家不夠自律，在家沒人盯著就不會專心工作，搞不好都在追劇、上網，所以工作效率低落！

主管請阿文想個辦法來解決工作效率低落的問題。阿文在電話中聽完主管的說明後，沉思了一會，向主管提出了問題。

「 主管，為什麼你會覺得工作效率低落？能不能具體說明多一些資訊？ 」

「 因為在線上會議時感覺每個人都在狀況外，開會效率很差。 」主管帶有情緒的說著。

「 原來如此。不過，為什麼您會覺得線上會議的效率很差呢？ 」阿文又繼續追問了。

「 嗯，我想應該是跟實體會議有落差吧。這樣吧！你去問問大家的意見，如何可以提升在家工作的效率，下週給我一份報告吧！ 」

主管看起來不想再談論這個話題了，匆匆下達了指令就結束了對話。

阿文心想，看來主管也不清楚問題在哪裡。也許在家工作對每個人都帶來一些不同的影響吧？無論如何，先問問大家的想法吧。

不問還好，一問大家果然聽到各式各樣的聲音。

「拜託，主管在想什麼？工作效率哪裡不好？」

「我也覺得線上會議的效率不是很好，視訊軟體換來換去，真的很不習慣。」

「我要視訊會議、我的小孩也要視訊上課，網路一下變慢很多。」

「我覺得資安問題也要考慮一下耶，用這些免費軟體真的好嗎？我真的很擔心。」

「我認為線上會議要有更多互動，最好有安排主持人，在會議中引導議程進行和記錄。」

阿文發現，有些是情緒性的發言，有些可能是主觀感受，還有些是客觀事實說得也沒錯。阿文決定從中過濾出較客觀的資訊，同時也從網路找一些資訊，看看別人有遇到哪些問題？有沒有值得參考的資訊？

花了兩天的時間，阿文將問題整理出內容，並寫成了一封郵件寄給大家。

 

很快的，同事小如就回信給阿文，告訴他不清楚這封信的用意是什麼？落落長的一大段文字，有看沒有懂。可不可以具體說明一下？小如還說，她覺得這個內容主管看了也應該會有意見。

阿文想了一下，不如用圖解思考來整理一下問題脈絡吧。

於是整理成了這張樹狀圖的形式，將原本的文字內容，歸納出三個項目：會議管理、資安防護與工作管理。如果你是主管，看到這張樹狀圖之後，會有什麼想法？

 

「然後呢？」對，阿文想了一下，覺得這樣不妥。

於是，他又調整了這張樹狀圖，將接下來要解決的問題得寫清楚一點。

阿文將「會議管理、資安防護與工作管理」這些關鍵字改成更具體的說法。

 

●強化線上會議，提升效率與互動。
●挑選線上工具，確保資安的管理。
●賦權員工自主，維持產能的運作。

將問題透過樹狀圖來梳理

阿文將問題的脈絡透過樹狀圖來梳理出三個分類，同時也將原本的問題轉化為更具體明確的三個課題。針對這三個課題，他可以利用問題定義來進一步診斷，釐清現況、期望與之間的差異，甚至繼續拆解每一個課題的數據脈絡，找出更關鍵的項目。到了這裡，阿文注意到沒有加入主管的期待—進度控管。

於是對應這三類問題與主管期待，阿文又整理出了八項待進行的任務，並希望透過矩陣圖來整理出這些任務的優先順序：

●線上會議章程。
●會議紀錄與回饋機制。
●視訊會議軟體資安評估。
●視訊會議軟體自行開發評估。
●視訊會議軟體操作說明。
●工作進度回報機制。
●線上打卡機制建立。
●每日主管一對一面談機制。

原本阿文想用時間管理矩陣，以重要性與急迫性來區分這八項任務；不過，他發現在這個時間點似乎每一項都很急迫、也都很重要，怎麼辦？顯然傳統的時間管理矩陣並不適用，因為這八項任務在歸納後，可能都是「重要又急迫」的任務，這樣沒有任何意義。

阿文想起之前在課堂上聽過奕酉老師說過「重要的先做、簡單的先做，雙管齊下」這個概念，並將時間管理矩陣由「重要性、急迫性」調整為「重要性、簡單性」來區隔。這是納入了敏捷的精神，持續有產出、持續往前推進；簡單的任務不需耗費太多時間與精力就能完成，也能感受到有所產出，再搭配重要的任務一起進行。如此一來，就能展現出持續產出、持續往前推進的表現。

於是阿文就用重要性、簡單性來區隔這些任務，並畫成了這張矩陣圖；而落在最外圈的就是優先要進行的任務。

 

首先，以下事項會優先處理：
●重要且容易做到：每日主管一對一面談機制（每人五分鐘談話）。
●容易、立即可以做到：視訊會議軟體操作說明、工作進度回報機制。
●重要、必須盡快做到：線上會議章程、會議紀錄與回饋機制。

其次，關於現有視訊會議軟體的資安疑慮、自行開發可能性，會請資訊單位進行評估；有必要的話會編列預算購買付費軟體，不過在時程上會配合公司規畫與政府防疫措施的調整。

最後，是線上打卡機制的建立，技術上沒有問題，但相對於投入時間與成本，預期效益不明顯，建議待前面事項實施一陣子再做評估。

此外，阿文也根據目前主流的四款線上會議軟體，針對易操作性、白板與可錄影功能，使用文氏圖進行了分析比較；在未納入資安疑慮的前提下，整體來說會以Zoom為首選。

 

阿文將這些初步的現況釐清與可能的問題評估整理為一份報告後，交給了主管做參考。不但獲得了主管的肯定，也讓大家有了更多的資訊來評估問題是什麼？以及進一步找出該如何改善的方向。

不知道你有沒有發現，在這個案例中阿文使用了哪些方法與技巧？如果是你，是否會想到有不同的作法，試著自己練習看看吧！

在完成了問題診斷與脈絡拆解兩個階段之後，可以說數據敏感度的任務就告一段落了。你也應該釐清了問題本質、找出了真正的問題並轉化為數據問題，同時也根據數據脈絡確認了該蒐集哪些數據才能回應問題。

延伸閱讀
存錢都去老字號郵局或離家近的銀行？38歲退休投資達人破解迷思：在台灣，應優先考慮一條件
主管有識人之明，表現差的人也能成最強戰力！世界第1名餐廳業主：領導者的責任是發掘員工長才