工作老是被打斷？前微軟顧問：每天開信箱的次數，應該小於3次！最好隨信再加上「這句話」

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別讓「臉書時間」占滿你的人生
一週只有一六八小時，你都有意義地運用了那些時間嗎？如果是有意義的，表示你已經成為自身經驗的來源，而不是仿效別人的經驗。倘若你沒有按自己的標準過日子，別人就會把他們的標準套在你的身上，而你可能會不喜歡那樣。

請三思而後行，你的時間就是你的時間，擬定的行程表應該要最能符合自身需求。

可惜，我們活在科技世代，有個極其浪費時間的因素，會讓你精心安排的計畫付諸流水—那就是電子郵件。

五十歲至六十五歲的人所抱怨的問題當中，排行第二的就是「必須經常查看電子郵件」或「陷入電子郵件」。他們有如迷宮實驗裡的老鼠，一聽到「叮」的聲音，知道有信件來了，便不由自主覺得要停下手邊的事情。

你不一定要這麼做！如果你沒別的事要做，不要再抓著電子郵件不放，這個決定可改善你的人生。關閉所有裝置（例如手機、桌電、筆電、平板等）的新信件提示音吧！馬上就做。

我還在IT業工作時，就學到了這寶貴的一課。我一天平均會收到三百至三百五十封左右的電子郵件，惱人的「叮叮」聲響穿透我的身體，聽起來像是釘子釘在黑板上那般。我為此覺得壓力很大，最後不得不想辦法擺脫掉那個可怕的聲音，免得失去理智。

面對現實吧！電子郵件清單就像是格式不一樣的工作清單，一堆人想從你那裡拿到東西，或者針對你希望從他們那裡獲得的東西做出回應，也或許是想賣某樣東西給你，就更不用談垃圾郵件了。電子郵件工作清單會怎麼樣呢？它會越變越大，永無終止。

這時該讓你的行程表發揮作用了，不要倚賴叮叮聲來提醒自己，請安排時間瀏覽電子郵件。決定哪個時段最適合你，並堅持在那個時段看郵件。若你一天收到三百五十封電子郵件，看郵件的時間當然會比一天收到二十封的人還要久。我發現一天看信三次很適合我，但我不會要求你照做，你擬定的計畫要能滿足你的需求和要求。

此外，這段時間務必只用來專心處理電子郵件，不要嘗試一心多用，可別在陪配偶時或投入嗜好時看它，你很有可能落得只能看電子郵件—因為那就是你所受的訓練，你會犧牲個人需求，成為那些電子命令的奴隸。

更重要的一點是，你看電子郵件的習慣有所改變，一定要讓大家知道。聯絡你的人有可能已經習慣你立刻回應，而你又不希望他們感到被忽略或被拋棄。因此，請寄電子郵件給他們，說出類似這樣的話：「為了給您良好的服務，我希望確保自己擁有美好時光，以利關注您的需求。因此，我一天會查看電子郵件三次。」

然後，把以下須知加到你的簽名檔，免得他們漏掉了你第一次寄送的信件。「我只是想讓您知道電子郵件是很棒的溝通方式，我一天會查看三次。如果有緊急的事情，請表明是緊急事項，然後傳簡訊或打電話給我。」要讓聯絡你的人懂得照你的規則走，並幫助他們完成須處理的事項。

一旦你按電子郵件行程走，就該把記錄清單應用在日常信件上。在一天結束時，或者在當天最後一次查看電子郵件時，把收件匣給清空，不要留有未讀郵件。

聽起來難以做到嗎？其實不是不可能。查看每封郵件，倘若是回信不用兩分鐘的，就馬上回信，然後把該信件刪除，或者放進你針對已完成電子郵件所設立的資料夾；如果回信時間會超過兩分鐘，請把該信件移到「立刻處理」匣或排進行事曆裡；假如你判定電子郵件的優先度不高，請放進「不用立刻處理」清單。重點是每封郵件都要移動，確認沒有信件留在收件匣裡。

另外，用在適當的脈絡、時機、次數時，臉書、推特、Instagram（我們稱之為社群媒體）是很棒的工具。

不過，因為使用社群媒體通常沒有排定時間，所以你花在上面的時間有可能會失控，更有可能上癮沉迷。本來只是打算看看朋友張貼的文章就好，結果簡直像是愛麗絲掉進兔子洞，看了一堆生日相片、貓的相片、勵志名言、最新的爆紅短片，等到回神半小時就過去了。

這時就輪到「行程安排」上場了。請特意安排一段時間，五分鐘、十分鐘都可以，專心看社群媒體，並審慎運用這段時間。把「查看社群媒體」一事排進行程表裡，而且是要排定一段具體時間。你也許會想設鬧鈴提醒，特別是經常會將「瀏覽臉書」當成藉口來拖延的人，這種方法格外好用。你也可以對自己說：「也許我需要設下一些規範，把看臉書當成是要贏得的獎賞。」

如果你想花更多時間在網路上，請捫心自問：「做這件事對我有什麼好處？這會是干擾？還是多少有利於我的人生或別人的人生？」如果是干擾，那麼或許算是個人的嗜好，建議據此安排一段時間去做，標上你在個人追尋上會使用的有吸引力之用語。

人們聚在臉書上通常是為了聯絡感情、看看朋友在做什麼、查詢過去的舊識⋯⋯，這些並沒有錯。不過，請讓這段時間變得有意義，像你所有的人生層面那樣。請排定行程，使用的語言也要能支持你想擁有的體驗。如果目的是聯絡感情，請在主旨行寫下「跟老友聯絡感情」，或者效果類似的主旨，不要只寫「臉書時間」。

●自我練習
1.「電子郵件」是否打斷、耗費你過多時間？若是，想想如何排定你查
看「電子郵件」的時間。
2.你每天花多少時間在逛「社群網站」？想想這件事對你而言的意義。