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亞馬遜 Amazon
圖片來源:dreamstime

簡報資料不准條列,給我作文
在亞馬遜,有個基本規則是不用條列式,而以文章形式來寫說明資料。在報告時,應該有很多企業會使用PowerPoint的條列形式製作簡報資料,但在亞馬遜可不能這樣。

為什麼?因為亞馬遜有個思維是:「說明資料的內容必須在事後重讀時,也一樣能夠理解。」

使用Power Point投影片來簡報的話,能夠以條列式列出重要資訊,清晰易懂,也可以插入各種動畫,讓簡報更活潑,加深聽眾的印象。簡報者若能完整補充、說明條列的內容,就可以讓與會者感受到整體感。

但亞馬遜認為,這樣一來簡報之後會有麻煩。例如每個出席者對於條列內容的解讀不同、忘記簡報者說過什麼、為了簡報者到底說過還是沒說過而起爭執等問題。

事實上,亞馬遜在創業初期,也曾使用PowerPoint來簡報,而提出「禁止令」的不是別人,正是傑夫・貝佐斯本人。

貝佐斯當時每個禮拜要聆聽公司內部共幾十次會議的簡報,不可能一一記得內容,等到會後重新閱讀資料時,卻發現根本不知道這份簡報資料到底想表達什麼而發脾氣。

因此,我記得大概是在2006年左右吧,便正式規定:「不用花時間製作那些PowerPoint的動畫效果,所有的簡報內容都以文章形式呈現,讓與會者只要閱讀資料就能理解。」

用1頁或6頁說明重點
雖說是文章形式,也不代表寫得冗長就是好。基本上要選擇用1頁或6頁A4呈現報告內容,我們稱之為1頁報告(1Pager)或6頁報告(6Pager)。

商務文件大都是一頁報告
關於報告書等文件,大都統整在1頁之內。

例如要寫關於發生問題的對應報告時,以「問題的具體內容、追查出來的發生原因、實際採行的對策」等內容為主,簡潔的統整在一頁以內。其中也要求具體的描述事實、情況。在亞馬遜,閱覽的文件幾乎都只有1頁。

年度預算或專案說明則是6頁報告
另一方面,如年度預算或大型專案,基本上就必須整理成6頁。關於專案,必須簡單扼要的說明「專案的概要、財源、設定為目標的指標」。但可附錄圖表,頁數不算在這6頁之內。

要求高度的作文能力
貝佐斯相當喜歡讀書,具有高度讀解力與作文能力,甚至曾經對亞馬遜人的作文能力,笑著嘆氣(其實我認為他們的能力已經很強)說:「招聘時,要不要乾脆加考作文好了。」因此在亞馬遜,能否邏輯清晰、簡潔有力的寫出一篇文章,是非常重要的能力。

貝佐斯的話也不是開玩笑的,現在亞馬遜在招聘新人時,真的會出作文考題。

如果在亞馬遜晉升到管理階層以上,就必須以英語書寫文件,因此這個職級要求的便是英語作文能力,我當時也都是用英語寫文件。就我個人的感想,英語比日語更講究簡潔,邏輯也更清楚,因此還比較好寫。

由於我的母語不是英語,也不知道那麼多的修辭表現,只能用簡單的單字、徹底的把事實交代清楚就好,某種意義上也算幸運。如果懷抱著「想進入亞馬遜盡情發揮」的夢想,卻苦於自己的英語不好而猶豫的人,我想讓各位知道,只要有基本的英語能力就好,不需要過度擔憂。

其實,如果要用一句話描述我對貝佐斯的印象,那就是「聰明到可怕的人」。當我用非母語的英語跟他對話時,多少會不太順暢,能使用的字彙也不多,貝佐斯卻能馬上理解我想說明的概念。與他的交流溝通基本上沒有壓力,非常輕鬆。

此外,貝佐斯是一個站在與我們不同高度思考事情的人。聽完我的說明後,他會整理結論、反問:「所以你的意思是這樣嗎?」有時他反問的內容甚至超越了我描繪的構想,反而是提出說明的我會覺得:「原來就是這樣的概念呀!」

 

用新聞稿形式寫企畫案
亞馬遜內部的資訊共享,還有一個特色,就是會用「新聞稿形式」撰寫文件。說到新聞稿,大家自然會想到,開始一項新服務或新商品發售時,公關部門(PR)發給媒體的稿子。

在亞馬遜,會在公司內簡報時使用這樣的新聞稿,或是當組建新的專案團隊時,與所有成員共享專案概念。

為何要使用新聞稿的形式來簡報或共享團隊概念?這是因為新聞稿當中包含了對方想知道的訊息。

在此以社內簡報的資料為例說明。

假設有一個新的事業企畫,是關於「將美味咖啡送到您位於東京都內的辦公桌上」的服務。首先提案人要先製作新聞稿,具體的內容應包括以下幾點:
.新服務的概要
.顧客迴響
.負責人的意見
.新服務的特色
.FAQ
.聯絡窗口
以下就以我個人構思的這個新服務,來試寫新聞稿。

.標題
1小時之內送到您辦公桌上!只要銅板價,即可享受美味現煮咖啡。
從1月起在東京都內23區開始新服務。

.概要
日本亞馬遜(東京都目黑區)將於2020年1月15日起,針對東京都內的辦公室,開始提供「1小時內到您的辦公桌旁,現煮美味咖啡的服務……(以下繼續說明概要)。」

.客戶迴響
「之前想要買咖啡,還要走出辦公室到便利商店,要是冬天的話,還滿辛苦的。這個服務開始後,即使是冬天,也能很輕鬆的喝到咖啡囉。」(涉谷區.IT相關行業.三十多歲女性)。
「有些要去專業咖啡店才喝得到的豆子,這邊也有。每天可以喝到一杯喜愛口味的咖啡,感覺超幸福。」(千代田區.服飾業.二十多歲男性)……(以下列出其他意見)。

.負責人的意見
「有很多人把咖啡當成是一種心靈療癒。但也有不少人表示,工作忙的時候,常常找不到空檔喝咖啡,所以……(以下寫出負責人意見)。」

.新服務的特色
此項服務有以下幾點特色:
.只要滑鼠點一下,美味咖啡1小時內送到桌邊。
.可以選擇「煮好之後送到」或是「由擁有專門證照的人員,直接到辦公室現煮咖啡」。
.備有多種珍貴咖啡豆,可自由選擇每一杯咖啡的咖啡豆品種。
.可接受企業客戶年度特約服務。……(以下列出本服務特色)。

.FAQ
.服務開始日:2020年1月15日。
.提供區域:東京都23區內。
.提供價格:一杯500日圓+消費稅。
……(以下FAQ)

.聯絡窗口
聯絡窗口如下……(以下列出聯絡窗口)。

有新聞稿的話,我們可以具體描繪出目標客群是什麼樣的對象,他們會對哪一點感到開心,新企畫的目的也就很明確。同時,也能發現作為生意是否合乎成本,或提供區域有沒有什麼問題等,能夠看出提案中沒想到或有疑慮的地方。

因此,在提案一個新企畫,或是要讓團隊成員對專案規畫有共識時,新聞稿是個很有效的基礎。

我讀過最出色的新聞稿
在亞馬遜,有一則新聞稿被稱為傳奇,我實際拜讀時,也不禁覺得:「原來出色的新聞稿是這樣子的啊!」在閱讀時,眼前立即浮現企畫的具體構想,也可以感受到客戶的喜悅,以及這個生意的利基與未來性。

那就是「食品儲藏室」(Prime Pantry)這項服務的新聞稿。

有一天,在亞馬遜的西雅圖辦公室,有位副總對貝佐斯說:「傑夫,我有一個想法……。」然後遞給貝佐斯一份文件。當時並不是開會的時間,也不是什麼特殊的場合。該份文件上介紹的,就是食品儲藏室這項服務。在美國,每個家庭都會有一個稱為「Pantry」的儲藏室,專門用來放置罐頭等糧食。這位副總的提案就是:「要不要讓亞馬遜成為大家的食物儲藏室?」

當時亞馬遜都是以量販為主,如果要買果汁,就得買1整箱(24瓶),而食品儲藏室這項服務,就是讓客戶把亞馬遜的倉庫當成自家的食物儲藏室,客戶可以選擇只買1瓶可樂,1包洋芋片等少量商品。

貝佐斯花了幾分鐘讀完提案書後,當場回覆「一定要進行」,提出這個企畫的副總也成為專案主管。一個數百億日圓規模的生意,當下就決定執行。


書籍簡介_Amazon的人為什麼這麼厲害?:日本亞馬遜創始成員告訴你,他在貝佐斯身旁學到的高成長工作法

 

作者:佐藤將之
譯者:林信帆
出版社:大是文化
出版日期:2019/01/25

作者簡介_佐藤將之
Ever-Growing Partners代表董事、事業成長支援顧問。曾任職SEGA Enterprises,在2000年7月進入日本亞馬遜,成為創始成員之一。歷經供應鏈管理和書籍採購部門後,於2005年以協理的身分進入營運部門,為全日本最大的物流網路發展帶來貢獻,後於2016年離開亞馬遜。

目前除了以壽司師傅的身分參與日本飲食文化,同時活用在亞馬遜工作15年的經驗,擔任經營顧問,協助企業成長。

譯者簡介_林信帆
輔仁大學跨文化研究所翻譯學碩士班中日組修業完畢,為專職專業自由譯者,擅長提供各領域的同步、逐步口譯與筆譯服務,座右銘是:「你給口筆譯者3天,他可以變成一個偽專家;但你給專家3天,他沒辦法變成一個偽口筆譯者。」

譯有《委託單投資法,開盤10分鐘就賺錢》、《精準閱讀》、《滿手現金的店長財務管理實務》等書。

 


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