總務型思維vs.公關型思維，哪種在職場上更有價值？過來人教你如何成功打破慣性思考

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圖片來源：達志影像

Diana走進老闆的辦公室，戰戰兢兢地將手上的廣告及官網瀏覽數據呈放在桌上，老闆隨手翻了翻前面幾頁問道：「花了這麼多預算，有什麼具體的成果啊？」Diana急忙地回答：「老闆，團隊同事為了這次公司的數位行銷活動加班了好長一段時間，我們把舊的網頁全部更新、把所有的產品介紹重新以新的方式放上官網、還把官網增加了和後台連結分析的功能⋯⋯。」

5分鐘過去，老闆臉上逐漸顯現不耐的表情，打斷Diana的說明、再問一次：「你簡單地告訴我，做了這麼多工作之後，實際訂單增加了多少？」

Diana有點錯愕地看著老闆回答說：「老闆，這個官網改版才完成沒多久，而我是負責marketing活動，但業務端的數據我還沒得相關務部門的反饋，網站得到的瀏覽量或是客戶詢問，也還需要業務follow後，才有機會進一步成為訂單，可能沒辦法這麼快有具體的數字⋯⋯。」

老闆徹底崩潰！悻悻然地說：「等你有具體數字再來跟我報告。下一次報告之前，不准再投新的預算到這個計畫裡了！」

你犯了「總務型思維」的錯誤嗎？

許多主管很容易犯一個錯誤：做得很快、做得很多，卻不一定有效果！而這個慣性是我們從小的教育方式所致，傳統的填鴨式教育、多以紙筆測驗來驗證學生的學習成效，而不是以學生的理解與創意呈現來評估其潛能。熟練地背誦能力決定了成績，訓練我們習慣於呈現「做了多少？」、「做得多快？」、「做得多準確？」，但卻鮮少思考「為什麼要這麼做？」、「怎麼做可以與眾不同？」。

有一些主管所抱持的態度都是：「我已經做了⋯⋯但另外那一個部分不是我的職責⋯⋯。」這就像是一個「總務人員」只管依照各部門的要求提供後勤支援，卻無法跨部門或是站在公司的高度思考，嘗試讓後勤支援也能化被動為主動、創造出不同的價值！而這樣不夠積極主動的態度我將其稱之為「總務心態」，久了之後就會養成「總務型思維」。

凡事先想到細節與既有的事實，卻少了勇於開創和打破框架的可能。這樣的主管做事總是鉅細靡遺、任勞任怨（因為這是他的工作特質），但卻很難讓老闆有眼睛為之一亮的表現，或是有對他的努力感到格外滿意的時候。

凡事採用「公關型思維」處理！

許多人可能不懂，為什麼政治人物需要公關公司的協助？又或是企業為什麼需要透過公關公司代為舉辦活動？關鍵的原因在於：透過專業的溝通，讓自己或是企業的理念能夠充分地被顧客理解、接受。

若將相同的道理運用在工作上，就可以明白為什麼一個好的主管需要「換位思考」和「溝通技巧」。

跟老闆提出報告之前，試著先以老闆的角度來模擬可能的問題，並根據這個模擬的情境，去思考該如何呈現這一份報告。老闆想知道什麼？最重要的訊息是什麼？他期望看到什麼樣的成果？這些答案，決定了關鍵資訊及呈現方法，而且還必須在3分鐘內、讓老闆清楚地得到他最關心的資訊。之後，你才能夠爭取到老闆的耐心與關注，進一步理解你準備說明的其他細部資料。

換一個情境，如果你是一個行銷業務人員，如何面對好不容易約到的客戶高層？依循前述的相同原則，將會有意想不到的效果。

就如同一個好的公關人員在面對媒體、或是安排一場公開活動一樣，他必須清楚知道「受眾」是誰，如何準備充分且「適當」的資訊，以滿足「目標受眾」（target audience）的需要！更進一步還要在溝通的過程中安排「亮點」，試圖在受眾的腦海中留下完美的深刻印象。

亦或是面臨一場突發的危機，透過公關思維的充分準備，應該要有最適切的因應步驟及處理原則，而不會是憑著臨場反應讓自己、或企業去承擔可能蒙受巨大損失的風險。

具體來說，所謂的「公關型思維」就是一種「全面性涵蓋」的思考方式，一個好的公關人員必然關心最終的結果，但也總是追求過程順利與呈現的方式令人滿意。因此，一位主管在職場上工作的態度，除了努力的在專業上展現出自己的能力之外，更重要的態度是要以公關型思維去面對一切挑戰。例如：能夠正面思考及勇敢面對問題、細心地考慮到各種應變方法、用積極的想法作為溝通的基礎、絕不使用負面情緒與不當的言詞等，都是最典型的公關型思維行為模式。

別再任勞任怨卻毫無表現！

你喜歡一個囉哩囉唆又碎碎念的主管嗎？你喜歡一個總是抱怨問題一堆、卻提不出解決方案的下屬嗎？你喜歡一個總是要求別人配合、卻又不喜歡與他人合作的同儕嗎？如果以上都是你不喜歡的類型，請切記！不要讓自己變成這個樣子。戒掉你的「總務型思維」模式，學習採用「公關型思維」的方法，因為只要願意改變，任何時候開始都不會太晚！

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