當在工作中左支右絀，或每天回到家裡感覺身心俱疲時，你有沒有想過：為什麼會造成這種情況呢？原因究竟在哪裡？很多人不曾思考過這個問題，他們只知道東忙西忙，好像每天都過得很「充實」，卻不了解是否有價值。

在某大學的時間管理課上，教授把一些鵝卵石裝入一個罐子，問學生：「這個罐子裝滿了嗎？」表面上看，這個罐子確實裝滿了鵝卵石，好像也放不下其他東西了。全班同學異口同聲地說：「裝滿了。」

教授拿出一袋碎石子，倒入罐子中，慢慢地搖晃，碎石子從鵝卵石之間的小孔掉了進去。教授又問學生：「現在罐子裝滿了嗎？」這一次，學生有些不太確定：「也許沒有滿。」

教授拿出一袋沙子倒進罐子裡，並輕輕晃動。教授繼續問：「這個罐子裝滿了嗎？」「沒有。」全班同學學乖了，很有信心地回答。

「好極了！」教授拿出一杯水倒入罐子。做完這些事之後，教授問全班同學：「從這件事中，你們得到了什麼啟示？」

有一個學生舉手回答：「這件事說明無論有多忙，行程排得有多滿，如果再逼自己一下，就可以做更多的事情。」

教授點了點頭，微笑說：「回答得不錯，但是沒有抓住重點。」教授頓了頓，說：「這件事告訴我們，如果不先將大的鵝卵石放進罐子裡，也許就永遠沒有機會將其他東西放進去。」

教授的話指出：做事要講究輕重緩急，把握主次先後，才能兼顧各項工作。鵝卵石、碎石子、沙子、水代表的是不同的工作，只有排列出一個合理的順序，才能有條不紊地做好這些事。

可是很多人是按照下面的準則，來決定做事的優先順序：
◎先做緊迫的事，再做無關緊要的事。
◎先做有趣的事，再做沒意思的事。
◎先做已經排定的事，再做臨時、突發的事。
◎先做喜歡的事，再做不愛的事。
◎先做熟悉的事，再做不拿手的事。
◎先做容易的事，再做認為有難度的事。
◎先做需要花費時間少的事，再做耗費時間多的事。
◎先做資料齊全、準備充分的事，再做欠缺資料、準備不夠的事。

乍看之下，按照這些準則來做事沒有什麼不妥，但實際上這些準則並不符合高效工作的要求。因為高效工作是以實現目標為導向，那到底應該先著手處理哪些事情呢？

對於這個問題，著名的麥肯錫公司給出答案：應該按照事情的重要程度排出優先次序。

重要程度是指，對實現目標的貢獻或價值大小。貢獻或價值愈大的事情愈重要，就愈應該優先去做；貢獻或價值愈小的事情愈不重要，愈應該延後處理，甚至不處理。簡單的說即是：「現在做的這件事，是否離目標更進一步？」

在上述決定優先次序的準則中，最容易被誤導的恐怕是「先做緊迫的事情，再做無關緊要的事情」。大凡低效能的人，他們每天80%的時間和精力，幾乎都花在緊迫的事情上，也就是說，在他們眼裡，最緊迫的事情是最重要的，應該放在首位去處理。按照這種思維，他們把每日待辦事項區分為3個層次：
第1層次：今天必須做的事——最緊迫的事。
第2層次：今天應該做的事——有點緊迫的事。
第3層次：今天可以做的事——無關緊要的事。

這樣的排法，往往會出現迷思，那就是很多重要的事情，往往不一定緊迫。

所以，按照事情的重要程度來排序還是不夠的，仍必須結合事情的緊迫性，也就是其輕重緩急來排出順序。建議可將事情劃分為4個層次，如下圖座標所示：

A.重要而且緊急的事

這類事情可能是實現目標的關鍵環節，也可能與你的生活息息相關，它比任何一件事情都值得優先去做。做完做好才可能去做別的工作。

例如有個人在沙漠裡又渴又餓，馬上就要死了，此時送水給他喝就是重要而緊急的事情，因為水源比食物更重要，只有先給他水喝，才能把他從死亡邊緣拉回來，再給他食物，讓他從極度饑餓中走出來。

建議：重要而緊急的事情要毫不猶豫地去做，並要堅持到底，努力做好。

B.重要非緊急的事

類似上面的例子，即重要但非緊急的事情，在工作或生活中很常見。像是指導員工的工作、讀幾本好書、和家人交流感情、節制飲食、鍛鍊身體等等，都非常重要，因為它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係，但是不緊急，經常容易被忽視和拖延，導致沒有下文。這類事情考驗的是一個人的自覺性和主動性，只有意識到它們的重要程度，才有可能去認真對待。

建議：認清對自己重要的事情，保持主動和自覺規律完成這些事。

C.非重要但緊急的事

這樣的事情也經常在周遭出現，像同事請你幫他列印一份檔案、朋友打電話叫你現在去KTV唱歌等等。這類事情不重要，但是看起來很急。由於種種原因，我們不忍心拒絕，導致它們影響正常的工作或生活安排。譬如你正在處理要事，同事請你幫忙列印，你不好意思拒絕，結果是手上的工作被耽擱；朋友叫你去唱歌，你不好意思拒絕，結果唱到半夜，第2天上班精神不振，工作時當然無精打采。

建議：學會拒絕，不要讓非重要但緊急的事情干擾到正常工作。

D.不重要也不緊急的事

生活和工作中，不重要也不緊急的事情非常多，像追劇、玩遊戲等，它們或許有一點價值，但如果毫無節制地沉溺其中，將浪費大量的時間。

建議：不沉迷、不荒廢，珍惜寶貴的時間，用在最有價值的事情上。

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