在家工作的風險之一就是凸槌（失誤）。錯過簡訊；手頭一堆事忙不過來結果將事情搞砸；下面接收不到上面的號令；甚至悲劇如一名《紐約客》記者在Zoom會議上，忘了關視訊畫面下「打手槍」還「露鳥」（最後慘遭停職）。

針對「遠距工作帶來的情感挑戰」、「難以在遠距互動下察覺同事的低潮」、「郵件不足以做為一種提供支持和表達善意的方式」，很多文章都提出了正確的見解。

但是，簡單的溝通錯誤卻較少受大家關注。值得注意的是，雖然需要面對面協作的活動，似乎在世界各地的餐桌上都能進行。然而，職場裂痕終究開始浮現：從漏接郵件結果錯過會議，到對「最根本的目標是什麼」的理解產生巨大鴻溝。

學信用卡校驗碼
確認資訊，每個人都「接到球」

我一直在尋找解決辦法。靈感來自一張看似不起眼的信用卡。我最近從一個Podcast節目——看似不起眼的細節（A Podcast of Unnecessary Detail）中了解到，一個看起來十六位數的信用卡號碼，實際上是一個十五位的數字加上一個校驗碼。將校驗碼與其他十五個數字代入安全認證公式中計算，如果卡號的任何一個數字輸入錯誤，那麼校驗碼放進去將無法得出正確值；而大多數的數字順序顛倒，比如將「七四」打成「四七」，也會被檢測出來。

校驗碼就是「用冗餘資訊減少錯誤」原理的具體案例。冗餘資訊很耗成本。畢竟它占用空間（比方說信用卡號碼一般的數字訊息），或者占用（一個人的）時間和注意力。但這些成本可能是值得付出的。

在家工作的風險之一就是凸槌。
從漏接郵件，
到對「最根本的目標」理解產生鴻溝。

我們也可以用數字加字母驗證，比方說將郵遞區號加在電話號碼（前或後幾碼）之前，即便這樣更花時間——住在東布里斯托（BS5）與舒茲伯利、特倫特河畔斯多克的郵遞區號（TF9）就大不同。像英語這樣的語言已經包含了相當多的冗餘資訊。

對於開會，我會同時記下日期和星期幾，只要兩者兜不起來，我就有機會發覺記錯時間。自動糾錯甚至更好——我曾經很生氣，明明我記下何時開會，人家還是給我發送電子日曆邀請通知。現在我意識到，這是一個寶貴機會，可以確保每個人都對接下來的行程有同樣理解。

一個詳細規畫的會議通知，包括正確（線上）會議連結和所有與會者的聯繫細節，並自動確保每個人收到一樣的上線時間，無論他們是否在相同時區。而用電子郵件系統、電話或者（最糟糕的是）PDF檔手動蒐集這些資訊，很可能出錯。

郵件主旨不精確
恐讓致命「潛在條件」增加

簡短有力的訊息能使人將注意力集中在關鍵資訊上。我經常收到這樣的郵件，主題是「緊急請閱讀」，而整封郵件的訊息可能是：「下午四點的會議延到下午四點十五分。」

但是訊息短也可能使人誤會。史丹齊（Tom Standage）的著作《維多利亞時代的網路》（The Victorian Internet）描述費城羊毛經紀人普里姆羅斯的困境。一八八七年六月，普里姆羅斯發送了一封使用壓縮代碼的電報。（電報很貴，所以當時這種電碼很常見。）

這封電報本來要講的是「我買了五十萬磅羊毛」（BAY ALL KINDS QUO），卻被錯看成「我要買五十萬磅羊毛」（BUY ALL KINDS QUO），導致普里姆羅斯代理人多買了五十萬磅羊毛。如果電報多一點資訊，普瑞姆羅斯就能省下一大筆錢。如今，大多數具有如此重大風險的資訊都內建了錯誤檢測，就像信用卡上的校驗碼一樣。

災難性的拼寫錯誤容易被發現，但一個更潛在的威脅是心理學家瑞森（James Reason）提及的「潛在條件」的緩慢累積。在工廠中，潛在條件可能包括車間角落堆放著一堆易燃油布，火災警報器電池沒電，以及緊急出口被堵住。這些潛在的條件都不會造成麻煩，直到一支偶然的煙蒂引發致命的火災。

電池沒電、防火通道被堵住的比喻，可以延伸至一個有雄心勃勃企畫要實施的組織。在這個企畫中一起工作的同事們會發現，他們在工作中對於成果交付、預算、任務優先順序，甚至是「由誰來處理哪些任務」都有著天差地別的認知。

增加簡短、頻繁的對話
設「檢查哨」確保溝通不落勾

這種彼此認知不一致會持續很長時間，直到一個突然的、或許是災難性時刻才會注意到。造成麻煩的不是你不知道的事，而是你自以為、實際上卻不是那樣子的事。

與此相關的問題是，當一些參與者擔心企畫存在嚴重缺陷時，卻沒有簡單、非正式的方式讓他們把上級拉到一邊，慎重的表達他們的不安。人們不禁會想，如果所有相關人士都能定期見面，今年夏天英國升大學資格考試（A-Level）筆試被取消後的給分，是否還會如此亂七八糟（英國今年由教師給學生打分數取代筆試，再由演算法調分，結果調分後的成績往往比教師原始給分還低）。

造成麻煩的不是你不知道的事，
而是你自以為、
實際上卻不是那樣子的事。

這個問題沒有簡單的解決辦法。抓錯是無止境的過程。一種可能是使參與溝通人數減少、溝通技術更簡單、溝通項目更寬鬆，降低複雜性。另一種可能是進行簡短、頻繁對話，確保每個人都在正確軌道上。例如「我們確定這是個好主意嗎？」如果沒有這些頻繁非正式檢查，事情就會一發不可收拾。