個人理財

很多在找工作的人,常常會很好奇一個和招募有關的問題:寄了履歷表以後,到底要等多久才會接到面試通知?到底要經歷多少關面試?面試以後要多久才會知道結果?

或是我們可以用一個簡單的問題來包含這些林林總總的疑問:到底一家公司的招募程序是怎麼樣的?

這些問題的答案很簡單:每家公司都不相同。

我常常會提醒,找工作的人和找人才的人,對時間的感覺是很不一樣的。以我自己為例,由於在工作崗位上非常忙碌,經常在各個會議室遊走,如果遇到必須到外地出差的狀況,更會有一種「一整個星期下來好像沒完成什麼事情」的錯覺。

我自己也找過工作,那時總希望「自己把履歷表寄出去的隔天,就接到邀約面試電話」,但那是徵才網站廣告裡演的,真實世界中幾乎不可能會發生。

台灣大部分的企業會透過人力銀行來刊登招募職缺(就算很多知名企業有自己的徵才網站,但你真的點進去填寫履歷表時,會發現網站結構都非常相似,因為許多後台用的其實還是人力銀行的服務),當你投遞了履歷表,就進入了甄選的第1關,也就是「篩選履歷表」。

有些公司會由HR來做初步篩選,一般會刪去學經歷或是條件不合適的履歷表,然後把經過初步篩選的履歷表轉給用人單位主管;也有一些公司會讓用人單位主管自己篩選履歷表。無論HR有沒有參與篩選履歷表,用人單位主管都會從履歷表中挑出一些應徵者,再請HR邀約面試。

我也知道國內一家知名的產業龍頭公司,會由HR直接篩選出條件符合的應徵者,直接約來進行筆試,只有通過筆試的人才有機會進入面試。我為什麼知道?因為我也去參加過筆試。接到電話時,我以為筆試結束就會安排面試,所以穿西裝、打領帶,最後卻只見到1位HR在監考,而整個考場大概有30個~40個人,分別寫著不同職務的不同筆試考卷,考完試以後,就各自回家等候進一步通知,也算是一個特別的經驗。

那些通過篩選的履歷表,通常就會由用人單位主管和HR議定一些有空的時間,然後約應徵者進行面試。同樣很具挑戰性的是,你可以想像得到,大部分的HR上班時間和你一樣,所以他們會在你上班時打電話,並問你可不可以來面試;但你當時可能不方便回答,就必須要請對方稍晚再撥一次,或是等自己有空時再回撥(如果有一天發現同事在上班時接到神祕的電話,可能是壓低音量,或是匆忙離開座位去講電話,然後過幾天就跟老闆說自己家裡有事必須請假,你就知道他可能在找新工作了)。

另外一種可能是,你根本很難請假配合該公司提出的面試時間,你提出了一個時間,但對方卻必須再去和用人單位主管確認時間。部屬前一陣子告訴我,一般來說,他們必須要打約3通電話,才能成功約好一場面試。

面試程序因公司文化而異,如何脫穎而出是重點

面試方式千百種,我自己知道的狀況,多數公司會在1次~2次面試內完成甄選(我待過一大堆公司,每份工作都是面試了好幾家公司以後才找到的,所以個人經驗應該還有幾分參考價值)。

我第1次擔任HR的那家公司,所有面試只會進行1次,而且HR只協助邀約面試者,並不會參與面試,所以應徵者只有1次面試機會,由用人單位主管去認識並判斷應徵者是否適任。

很多人力資源相關的研究都認為,HR在面試過程中,確實可以提供一些和用人單位主管不太一樣的觀點,但這並不是我唯一遇到HR不參與面試的公司;至於那些HR會參與面試的公司,有時也會在同一天由用人單位主管和HR先後進行面試,不需安排到2次面試。

我現在任職的公司,每位應徵者會經歷初試和複試,初試是由直接帶這個職位的基層主管面試,如果需要筆試,也是在初試時一併進行;通過初試的應徵者會再次安排複試,由該部門的部門經理和HR進行,一般來說會有2位~3位應徵者進入複試階段。在我的職涯中,大部分公司都採取非常類似的面試程序。

當然還有其他面試方法——我替某些單位安排過多對多面試,也就是同時有多位面試官面試多位應徵者,面試官會對所有人提問同樣的問題,然後應徵者輪流回答,再由每位面試官分別打分數,先回答的不一定吃虧、後回答的也不見得就占優勢。這種面試的好處,是可以短時間內一次面試很多人,但通常只適用於某些特定職務。

我也聽過某公司的面試方式是,同一個部門會有3位可能成為你未來同事的人輪流面試,這些人都擁有否決權,任何一個人在談完之後,覺得「這傢伙不能成為團隊的一員」的話,你就出局,也就沒有下一個人會來面試;但就算大家都覺得「你還不錯」,也要看最後一個面試官,也就是你真正的老闆,他才是決定你會不會被錄取的人。換句話說,你可能會見到1位~4位面試官,只有見到第4位面試官的人才有機會被錄取。

這大概是我聽過最奇特的面試程序,會提出來,也是因為那家公司算是全球首屈一指的高科技公司。

不管面試幾次,你大概已經知道,1個職務也許需要安排3個~5個應徵者,然後從中選出最合適的人選。每家公司的每個主管都不會只負責面試,所以整個面試程序如果可以在2個星期內完成,我都會說是效率還不錯的了。

當然還有那些銀行的儲備幹部甄選,有一大堆的考試、簡報或是個案討論會議,從中選出誰是優秀的員工;或是航空公司在招聘員工時,通常也有標準程序。不過因為這類招募往往有其標準作業程序(SOP),甚至事先公告放榜日期,所以這篇文章先不對此做討論。

面試表現再好,也不一定能夠立刻錄取

決定好哪一個應徵者之後,大部分公司還需要進行任用程序,通常包括核定職等和薪資、上任用簽呈,等到簽呈核准後,才能通知應徵者被錄取了,並與之確認何時可以報到。如果是人力資源運作比較專業的公司,HR也會於此時通知沒有被錄取的應徵者,也就是寄發所謂的「遺珠函」(通常都會寫「已經把你的資料留在資料庫中」,但我很懷疑有多少公司真的會再把那些人的資料翻出來),希望未來還有和你合作的機會。

不過用人單位主管也會擔心被錄取的人反悔不來報到,所以會請HR先保留另外一個沒有被錄取但表現也很不錯的人,等到被錄取的人報到之後再發遺珠函。身為HR,如果接到用人單位主管這樣的請求,就會變得超痛苦,因為我們不可能真的告訴應徵者「你排在後補名單中」,所以只好想盡一切辦法,例如用人單位主管最近很忙、大老闆出差不能做最後決定等,能拖多久就拖多久。

因此,從寄履歷表到最後知道自己有沒有被錄取,大概要花多久時間?真的很難說。我最近一次找人,從在人力銀行網站上刊登資訊到找到第1個覺得可以約來面試的人,中間隔了4個工作天;而部門同事真的找到這個人來面試,大概又隔了4個~5個工作天。你可以想像,如果我打算挑了2個~3個人面試以後再做決定,整個程序大概會拖延一段時間。

我以前待在一家規模比較小的公司裡,招募與甄選的工作量沒有那麼大,老闆常說:「1個職缺,1個月沒有人而主管還可以忍受的,就代表沒有真的需要這個人。」所以我們在遞補任何職缺時,都是以1個月為目標;我現在的公司規模很大,同時刊登在人力銀行網站上的職缺超過70個,如果從刊登職缺到發出聘雇合約書作為招募週期,招募平均週期為40天,大約是6週的時間。

當然,不一定需要6週才會知道自己有沒有被錄取,說不定你去面試完,馬上被用人單位主管說不適合,1週後就會收到遺珠函;但如果你正好是職缺刊登的第1天就寄履歷表,而且也第一時間就被邀請面試,有時用人單位主管還是會想要多找幾個人來看看,結果你明明表現很好,但仍要等待幾週才會接到錄取通知。

所以應徵一份工作到底要等多久,才會知道到底有沒有機會?其實沒有人有正確答案。

本文獲「萬惡的人力資源主管」授權轉載,原文:應徵一份工作要等多久

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作者簡介_萬惡的人力資源主管

跨國公司的人力資源主管。大學念的是心理學,碩士念的是人力資源管理。曾任職於學術單位、顧問業、高科技製造業、IC設計業、半導體設備商、通路業、金融產業、網路資訊業。從事人力資源管理工作超過20年。2006年,因緣際會開始的「萬惡的人力資源主管部落格」,對於職場生存提出很多銳利的觀察與見解,得到上班族、社會新鮮人的強烈共鳴。常有網友提出個人職涯選擇問題,尋求解惑……
著作:《揭密!萬惡人資主管的良心建言》


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