時間，是每個人最公平的資源，每個人每天都擁有24個小時，不會因為你口袋的深度而有所不同。既然大家都說「時間就是金錢」，那麼，管理好時間，其實也就是管理好你的金錢。

最近我在讀《搞定！工作效率大師教你：事情再多照樣做好的搞定5步驟》，作者是大衛．艾倫（David Allen）。雖然目前只讀了一半，但已經讀到一些我覺得很不錯，可以用來有效管理時間的辦法。恰好，我本來也就會運用這些方式，但因為閱讀，我又進一步組織跟改善自己的省時小技巧。

來跟大家分享其中一個——「善用『外部大腦』」的技巧。

排除內部、外部雜訊，工作效率大躍進

什麼叫做「外部大腦」？譬如行事曆、記事本，還有我個人常常使用、也非常推薦的「Google Keep」，這是一種可以當作便利貼的手機App，可以設定不同層級的「清單項目」，完成工作後，在系統內建的方框打勾。簡單來說，就是隨身版的checklist（清單）。

用「外部大腦」的好處是什麼？相信大家都有一種經驗，就是當你全神貫注在做一件事情的時候，常常突然驚覺：「啊！居然已經這個時間了！」然後回頭看，剛剛那段全神貫注的時間工作效率極高，且對手邊正在執行的專案有極大的意義。

但是，一般狀況下，一通電話、一則Line訊息、一封E-mail…，或你明明在做A專案，但腦中一直想著「我昨天交去的報告，老闆不知道看了沒」、「下班要記得幫小孩買點心」，諸如此類，來自外部或內部的雜訊都有可能打斷你的全神貫注。

所以我們要想辦法降低這些干擾：外部的部分，有些避免不了，不過，以我自己為例，在專心做一件事情，而且期望有大進度的時候，會關閉即時通訊系統，也不會開啟信件通知；至於來自腦中的內部干擾，很簡單，就先存放在外部大腦，等「全神貫注」時間結束再去檢視就可以了！

把腦中的雜訊和待辦清單快速蒐集至可靠的系統中，你就不用靠大腦記憶，也不用費心多想，既可以節省腦袋容量，也節省了思考時間。很多人會說：「我記在腦裡。」但這樣的狀況，通常不是忘記，就是一直被腦中雜訊干擾，真的、真的不要小看現代社會的超大訊息量。

當你將所有待辦清單蒐集至外部大腦後，先專注在當下要做的事情，因為你剩下要做的事情也不會跑掉，所以不用緊張，完成1個之後，再打開外部大腦，看看下一個待辦事項是什麼。

不過，待辦清單要隨時調整，譬如你完成A事項，原本預計今天還要完成B事項才下班，但眼看跟別人約定的聚會時間要到了，這個時候，你就得調整行動順序，或將B事項拆成B1、B2、B3的小步驟，利用剩下不多的瑣碎時間，將B事項完成一部分，然後再去赴約，這樣既不浪費時間、也不會遲到或必須放棄和朋友的聚會。

你要知道，調整不是壞事，善用外部大腦，讓自己專注於現在要做的事情、重拾生活及工作的主導權，那麼就能節省時間，更快將待辦清單一一打勾！

好習慣，快點培養起來吧！

本文獲「Hｉ～Ｉ’ｍ佑佑：）」授權轉載，原文：成為管理大師！善用你的「外部大腦」

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