確認過信件的「主題」，以及「期待的回應」後，準備工作就大功告成，「那就開始寫吧！」可是，到底該依什麼樣的順序來寫？正當我們左思右想之際，時間就這樣匆匆流逝...。

在陷入這樣的煩惱之前，讓我們試著運用一套基本流程，好讓訊息變得簡單易懂又有邏輯，更能正確、迅速且一步到位的表達——答案其實就是將訊息分為以下3個段落來組織架構，並依這個順序來鋪陳內容，這是一套很簡單的工具。

引言→正文→總結

即使信件的「主題」或「期待的回應」很複雜，又或者是報告、商量、請求等內容錯綜複雜，只要依照這樣的順序進行組織架構即可。

「引言、正文、總結」這個順序，不僅可用於撰寫電子郵件，還適用於提案書、企畫書之類的文件，甚至連口頭說明都能套用，用途相當廣泛。就讓我們先透過電子郵件，好好學習這一套工具吧！

這3個段落分別扮演什麼樣的角色呢？

在開頭「引言」中，要明確點出「主題」和「期待的回應」。如果溝通形式是電子郵件，所謂的引言，也就是破題的部分。我們要簡潔傳達「想說明什麼事」「想請對方做什麼事」，也就是闡述發信的目的。

接著，在「正文」當中，我們要明確回答收訊者對主題的疑問。比方說，若是一封用來報告的郵件，就要寫出報告的內容；若是用來請求的郵件，就要描述請求的內容。

在最後的「總結」中，則要加入一些就整體印象而言能為郵件加分，讓人讀起來很有好感的元素。例如，對資訊接收者的感謝或顧慮等。

1.引言要呈現「主題」與「期待的回應」。
2.正文要呈現「結論」和「理由」。
3.總結要留下好印象。

為什麼依照這個順序，擬訂這樣的組織架構，會這麼重要呢？因為它是一種目的取向的形式，在溝通時先與收訊者分享「目的」——也就是在商業溝通上至關重要的「主題」與「期待的回應」。

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